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Veranstaltungen mit Cobra CRM managen

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Das Software-Unternehmen Cobra aus Konstanz/Tägerwilen richtet sein neuestes Modul noch stärker auf die Erstellung und Verwaltung von Veranstaltungen aus. Direkt angebunden an das persönliche CRM – und alle dort beinhalteten Daten – soll das Event-Modul effektive Unterstützung bei der Veranstaltungsplanung leisten.

„Von entscheidender Bedeutung bleibt bei jedem neuen Tool immer das CRM-System als Basis“, erläutert Jürgen Litz, Geschäftsführer cobra computer’s brainware. „Nur aus dieser gefestigten Grundstruktur heraus lassen sich Zusatzanwendungen erarbeiten, die sowohl sinnvollen Nutzen bringen als auch den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügen.“ So weist auch das cobra Event Modul eine barrierefreie Verbindung zum oft bereits bestehenden Kundenbeziehungsmanagement-System und den beinhalteten Daten auf.

Bei der Erstellung eines Events finden Mitarbeiter alle relevanten Informationen und Prozesse an nur einem Ort, was von Beginn an nicht nur mögliche Übertragungsfehler ausschließt, sondern auch den Arbeitsaufwand reduziert. In einer vorgefertigten Maske lassen sich die wichtigsten Daten des jeweiligen Events wie Name, Kategorie, Termin, Ort, Dauer und Programm eintragen. „Ohne weitere Umwege erscheinen diese Rubriken dann in einem – für Interessierte ausfüllbaren – Online-Formular“, berichtet Litz.

Barrierefreiheit bietet das cobra Event Modul aber nicht nur auf Seiten des Nutzers, sondern auch auf der des Interessenten. Im Formular eingetragene Informationen finden ihren Weg direkt zurück in das CRM, welches einen vollends automatisierten Datenabgleich durchführt.

„Befindet sich der Kontakt bereits in der Datenbank des Ausrichters, wird er mit einer Bemerkung zur Teilnahme am ausgewählten Event versehen“, so Litz. Sollte es sich um eine bislang noch unbekannte und im CRM nicht vermerkte Person handeln, erstellt cobra ebenso automatisch einen neuen Eintrag aus den angegebenen Informationen. „Die Erfassung neuer personenbezogener Daten macht natürlich eine zuvor eingeholte Erlaubnis des potenziellen Kontakts notwendig“, weiß der Geschäftsführer. „Als Vorreiter im Datenschutz-konformen Arbeiten legt cobra bei allen Anwendungen großen Wert auf korrekte Umsetzung. Vor der Speicherung erhält der Interessent also gemäß dem Double-Opt-in-Verfahren noch eine weitere Bestätigung zur Speicherung seiner Daten.“

Auch alle nachfolgenden Prozesse – wie beispielsweise Rechnungsstellung, Ausgabe von Informationen über Änderungen bei der Veranstaltung oder Stornierungen auf Kundenseite – lassen sich im weiteren Verlauf über das CRM organisieren. Die Tatsache, dass nicht jedes Event dem anderen gleicht, erfordert häufig auch detaillierte Spezifikationen. So können cobra Nutzer diese in verschiedenste Kategorien unterteilen, ihnen Attribute zuordnen und so durch Suchfunktionen und Filter für Interessenten leicht auffindbar sowie unterscheidbar machen.