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Guest-One Teilnehmermanagement für Berliner Silvestershow

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Die diesjährige Silvesterproduktion in Berlin ist unter dem Motto „Celebrate at the Gate“ über die Bühne gegangen. Eine knapp fünfstündige Liveshow direkt am Brandenburger Tor wurde dabei inszeniert. Für die Organisation der gesamten Crew sowie der Künstler und der Medienvertreter nutzte die Veranstalterin „sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH“ erstmals das Akkreditierungssystem „Crew Control“ von Guest-One. Neben der strukturierten Erfassung und Verwaltung der Daten aller beteiligten Personen ging es dabei auch um das Management komplexer Zutrittsberechtigungen sowie um die Einhaltung und Dokumentation pandemiebedingter Hygienevorschriften. Eine integrierte Cateringverwaltung rundete das Leistungspaket ab.

Bereits im September begann das Team von Guest-One das webbasierte System einzurichten und zu konfigurieren. Das nach wie vor dynamische Pandemiegeschehen und die damit verbundenen, sich häufig ändernden Behördenanordnungen machten eine regelmäßige Nachjustierung notwendig. „Dank der modularen Struktur und den vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten von „Crew Control“ konnten wir zu jeder Zeit kurzfristig auf veränderte Anforderungen reagieren und das System entsprechend anpassen“, meint Yvonne Mahling, Gesamtprojektleitung des veranstaltenden Unternehmens.

Der gesamte Akkreditierungsprozess läuft mit „Crew Control“ elektronisch – von der Einladung der Mitarbeiter über die Onlineanmeldung bis zum Versand der sogenannten eTickets – alle Schritte sowie die gesamte Kommunikation mit den beteiligten Gewerken und Mitarbeitern sind zentral im System hinterlegt und dokumentiert. Das schont die Ressourcen des Veranstalters und schafft Transparenz für alle Beteiligten. Die Einhaltung der strengen DSGVO-Vorschriften ist dabei selbstverständlich – jede „Crew Control“ Instanz läuft auf abgesicherten Servern in einem der größten deutschen Rechenzentren.

Wichtiger Bestandteil von „Crew Control“ ist die zentrale Organisation aller Zutrittsberechtigungen. Aus Zonen, Bereichen und Event-Zeiträumen können individuelle Berechtigungsprofile erstellt und den Mitarbeitern zugeordnet werden. Sämtliche Crew-Ausweise oder -Armbänder sind mit RFID-Tags ausgestattet, die an den jeweiligen Eingängen mittels Smartphones gescannt werden. Die hinterlegte Berechtigung sowie, falls vorhanden, das Bild des Mitarbeiters werden auf dem Smartphone angezeigt. Diese Vorgehensweise bietet gleich mehrere Vorteile – zum einen kann auf unterschiedliche Ausweisvarianten und komplizierte Pass-Sheets verzichtet werden, zum anderen lässt sich selbst dann flexibel reagieren, wenn einzelne Berechtigungen ergänzt oder entzogen werden sollen.

Im Rahmen des Berliner Projekts wurden zwei getrennte Akkreditierungsbereiche mit entsprechender Hardware eingerichtet. Für den täglichen Check-In der Mitarbeiter sowie die Berechtigungsprüfungen an neuralgischen Zugängen sowie beim Catering konfigurierte Guest-One die notwendigen Smartphones für die Mitarbeiter des Sicherheits- und Ordnungsdienstes. Alle Geräte werden über ein Mobile Device Management in „Crew Control“ verwaltet und können bei Bedarf auch aus der Ferne neu konfiguriert oder geortet werden. Zwei Guest-One-Projektleiter unterstützten die Produktion in Berlin und sorgten während der einwöchigen Aufbau- und Veranstaltungsphase zusammen mit dem Team der sib Silvester in Berlin Veranstaltungen für einen reibungslosen Ablauf der Akkreditierung. „Jedes Projekt hat seine eigenen Prozesse und Anforderungen und wir sind sehr froh, mit „Crew Control“ eine Lösung gefunden zu haben, die sich sehr projektspezifisch zuschneiden lässt“, sagt Yvonne Mahling abschließend.