Start Meinung Martina Riediger von trias über Auditierungen im MICE-Bereich

Martina Riediger von trias über Auditierungen im MICE-Bereich

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Martina Riediger von der Nachhaltigkeitsberatung trias consulting in Berlin hat im Gespräch mit dem BlachReport den Ablauf von Auditierungen bei den Zertifizierungsprozessen in der MICE-Branche erläutert.

BlachReport: Berlin hat viel früher als andere Destinationen begonnen, sich um das Nachhaltigkeitsmanagement von Unternehmen in der Veranstaltungsbranche zu kümmern. Was verbirgt sich dahinter?

Martina Riediger: Destinationen stehen zunehmend im Wettbewerb. Nachhaltigkeit ist dabei ein entscheidender Faktor geworden. Und Berlin hat früh erkannt, dass dieser Wettbewerb nur entschieden werden kann, wenn die Unternehmen nachhaltig denken und wirtschaften.

2018 startete die Nachhaltigkeitsinitiative als ‚Sustainable Meetings Berlin‘, die visitBerlin gemeinsam mit trias consulting ins Leben gerufen hat. Ziel war es, die Leistungsträger der Berliner Tourismusbranche, mit Fokus auf den MICE-Bereich, mittels eines ganzheitlichen Managementsystems, nachhaltig und zukunftsfit aufzustellen. Dahinter verbirgt sich die Vision, die Stadt zu einer der innovativsten und nachhaltigsten Destinationen über Deutschland hinaus bekannt zu machen.

Heute ist die Initiative in Berlin etabliert – sie wurde 2023 mit ‚Sustainable Tourism Berlin‘ erweitert, so dass nun auch Attraktionen, Museen und Kultureinrichtungen einen Rahmen mit dem Kriterien-Set erhalten, um sich auf den Weg zu machen. Wir freuen uns sehr darüber, dass mittlerweile fast 80 Unternehmen als ‚Sustainable Partner‘ an dem Programm teilnehmen.

BlachReport: Das von trias entwickelte Kriterien-Set ist das Fundament der Initiative. Worin unterscheidet sich dieses von anderen Zertifizierungssystemen?

Martina Riediger: Das Kriterien-Set folgt einem ganzheitlichen Nachhaltigkeitsansatz entlang der vier Handlungsfelder Governance, Risk & Compliance, Wirtschaft, Umwelt und Gesellschaft. Die Kriterien geben dabei eine schrittweise Implementierung des Managementkonzepts der kontinuierlichen Verbesserung vor. Teilnehmende Unternehmen werden so dazu befähigt, Nachhaltigkeit als Managementaufgabe zu verinnerlichen und ihr eigenes Nachhaltigkeitsmanagement zu entwickeln. Im Gegensatz zu Maßnahmenkatalogen wird Nachhaltigkeit bei ‚Sustainable Berlin‘ strategisch bearbeitet. Eine systematische Analyse von Prozessen bildet den Startpunkt, worauf aufbauend Konzepte erarbeitet und Governance-Strukturen festgelegt werden. Anschließend werden Nachhaltigkeitsziele für das Unternehmen definiert und Maßnahmen zur Zielerreichung umgesetzt. Im Idealfall sind am Ende nachhaltige Prozesse fest in der Betriebswirtschaft des Unternehmens und dem Geschäftsalltag verankert.

BlachReport: Auch die Durchführung der Auditierungen liegt bei trias. Welche Aufgabe hat das Audit in diesem Prozess?

Martina Riediger: Das Audit ist eine externe Überprüfung des Managementsystems, ‚online‘ oder als ‚Vor-Ort-Audit‘ möglich, in dem die Unternehmen zur Umsetzung der 59 Kriterien befragt werden. Sie erhalten hier die Möglichkeit, eigene Methoden zu überprüfen und ihre weiteren Schritte zur Verbesserung zu planen.

BlachReport: Sie unterscheiden zwischen Erst- und Folgezertifizierung. Was ist der Unterschied?

Martina Riediger: Die Initiative folgt einem jährlichen Auditrhythmus. Wenn sich ein Unternehmen der MICE- oder Tourismusbranche zum Audit angemeldet hat, dann starten wir mit einem Erstaudit. Dem folgt dann das Überwachungsaudit und ein weiteres Jahr später die Re-Zertifizierung.

BlachReport: Das heißt, im Prinzip ist das so was wie ein Update der Zertifizierung?

Martina Riediger: Ja genau, dieses jährliche externe Audit stellt sicher, dass die teilnehmenden Unternehmen stetig an ihren Nachhaltigkeitsthemen weiterarbeiten – vorrangig an den Kriterien, wo eine Abweichung festgestellt wurde. So wird der kontinuierliche Verbesserungsprozess garantiert.

BlachReport: Seit April 2023 werden von Ihnen die Unternehmen nach dem sogenannten Kriterien-Set 2.0 geprüft. Was muss man darunter verstehen?

Martina Riediger: Wir sind 2018 mit einer lokalen Initiative Berlins gestartet, und es ist mehrfach der Wunsch geäußert worden, dass aus dieser lokalen Berliner Zertifizierung mehr werden soll, um es auf eine internationale Ebene zu hieven. Daraufhin haben wir unseren ursprünglichen Kriterienkatalog überarbeitet und vom GSTC Global Sustainable Tourism Council anerkennen lassen. Als Folge der GSTC-Anerkennung wurden drei weitere Kriterien ins Set aufgenommen und alle anderen Kriterien wurden einem Revisionsprozess unterzogen.

BlachReport: Wie muss man sich den Ablauf eines Audits vorstellen und wie müssen sich die Prüflinge darauf vorbereiten?

Martina Riediger: Die Unternehmen nehmen das sehr ernst, sind auch häufig sehr aufgeregt vor dem Audit und haben sich natürlich eine lange Zeit, manchmal, bei einem Erstaudit, sogar ein bis zwei Jahre, auf dieses Audit vorbereitet. Es steckt unglaublich viel Arbeit darin und deswegen hat es den Anschein einer Prüfungssituation. Ich spreche jedoch lieber von einem Feedbackgespräch, um so den Druck aus einem Audit herauszunehmen.

Anhand von Kriterienblättern, die einer Prozentlogik von 20 bis 100 Prozent folgen, bereiten sich die Unternehmen vor. Sie erstellen beispielsweise Selbstverpflichtungen, Konzepte oder legen Zertifikate, Gefährdungsbeurteilungen et cetera vor. Als Auditorin schaue ich, ob die Dokumente vollständig sind, und gebe Tipps und Empfehlungen zur Verbesserung für das Folgeaudit. Sollten Verschriftlichungen fehlen, lasse ich mir vor Ort erklären, wie der Prozess in der Praxis abläuft. Diese sogenannten ‚gelebten Konzepte‘ werden von uns anerkannt.

BlachReport: Welche Prozesse und Details stehen da im Vordergrund? Was wird tatsächlich geprüft?

Martina Riediger: Ich kann als externe Auditorin nicht inhaltlich prüfen, weil wir ja viel zu wenig in diesem Unternehmen drinstecken. Wir kommen als Externe und schauen uns beispielsweise an, ob ein strukturierter Risikoprozess vorhanden ist. Wir können jedoch nicht überprüfen, ob die wesentlichen Unternehmens- und Projektrisiken identifiziert wurden, das kann nur das Unternehmen selbst.

Während des Audits könnte es sein, dass ich bei den sogenannten Kernkriterien, also den wichtigsten Kriterien in unserem Managementsystem, eine Abweichung feststelle. Das heißt, das gewünschte Ziel ist nicht vollständig erreicht. Damit müsste das Unternehmen in ein digitales Nachaudit, das dem Nacharbeiten oder Überarbeiten eines Kriteriums dient.

BlachReport: Kann man bei einem Audit auch durchfallen?

Martina Riediger: Durchfallen ist gar nicht erwünscht, weil wir ja eine Hilfestellung geben wollen, mit diesem externen Audit ein Nachhaltigkeitsmanagement aufzubauen. Es geht da tatsächlich um Unterstützung, um Hilfestellung, um Wissensvermittlung und um Verbesserungsvorschläge. Es geht nicht darum zu sagen, ihr habt das noch nicht geschafft, sondern um die Motivation, dranzubleiben. Das ist das Entscheidende. Deswegen ist an dieser Stelle das Wort ‚Durchfallen‘ fehl am Platz.

BlachReport: Vielen Dank für die Beantwortung unserer Fragen.