Start Meinung IdeenExpo: Herausforderungen beim Mega-Event

IdeenExpo: Herausforderungen beim Mega-Event

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Die diesjährige IdeenExpo übertraf alle Erwartungen: Insgesamt strömten 425.000 Besucher (2019: 395.000) zu Europas größtem Jugend-Event für Technik und Naturwissenschaften auf das hannoversche Messegelände. Wir haben uns mit der Planung und Umsetzung der Veranstaltung beschäftigt und darüber mit Kevin Dickscheid und Alena Gundel aus der Projektleitung, Silva Bolz aus der Unitleitung IT und Julia Kasprzak aus der Unit Personal von event it gesprochen. Die Agentur event it zeichnete sich auch in diesem Jahr für die Planung und Umsetzung der Veranstaltung verantwortlich.

BlachReport: Was waren die Highlights der diesjährigen IdeenExpo?

Kevin Dickscheid: Zu den Highlights gehörten wieder die Konzerte, dieses Jahr unter anderem mit Jan Delay, Casper und Giant Rooks. Immer präsenter auf der IdeenExpo werden die Influencer, die insbesondere für die jungen Gäste ein Highlight darstellen. Für uns bedeutet das riesige Sicherheitsanforderungen vor den Bühnen. Ansonsten stand in diesem Jahr das Außengelände stark im Fokus – vor allem die sogenannte Blaulichtmeile, wo sich Aussteller wie Polizei, THW oder Rettungsdienste präsentierten.

Alena Gundel: Die Besucher – in der Regel Schulklassen und junge Erwachsene – kommen ja eigentlich, um Jobprofile kennenzulernen und dabei auch etwas auszuprobieren. Dieser ‚Hands on‘-Charakter ist sozusagen USP der IdeenExpo. Die Shows und Attraktionen setzen dann noch ein Sahnehäubchen obendrauf. Highlights für die Besucher waren natürlich der Kran mit der Gondel auf dem Freigelände und ein Bundeswehr-Hubschrauber, der täglich auf der Blaulichtmeile zwischen den Hallen startete und landete.

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BlachReport: Wie haben sich im Vergleich zu der Expo 2019 in der letzten Ausgabe vor der Pandemie die Rahmenbedingungen für Planung und Umsetzung durch die aktuelle Marktsituation für Events geändert?

Alena Gundel: Für die Planung war es aufgrund der Pandemie ganz wichtig, bereits frühzeitig zu starten. Vor allem mit den Ausschreibungen.

Kevin Dickscheid: Man muss dabei eigentlich Planung und Umsetzung getrennt betrachten. Die Durchführung der Veranstaltung liegt in den Händen der IdeenExpo Gesellschaft, deren Gesellschafter die Norddeutsche Wirtschaftsholding für NiedersachsenMetall, die IHK Projekte Hannover, die Dienstleistungsgesellschaft der Norddeutschen Wirtschaft für die Unternehmerverbände Niedersachsen und das Land Niedersachsen sind. Daraus leitet sich die Pflicht zur öffentlichen Ausschreibung aller Gewerke ab – eine der Besonderheiten bei der IdeenExpo. Dass unsere Ausschreibungen so früh rausgegangen sind, war letztendlich ein wichtiger Vorteil, denn es hat uns gezeigt, dass es beim Personal und beim Material knapp werden würde. Zum nächsten Riesenthema wurden dann Kosten und Budget, weil alles teurer wurde. Wir haben Preissteigerungen zwischen 20 und 40 Prozent verzeichnet.

BlachReport: Wie habt ihr den Personal-Engpass in den Griff bekommen?

Julia Kasprzak: Wegen der Pandemie und den dadurch bedingten Veranstaltungs- und Messeabsagen konnte event it dem Personal in den letzten beiden Jahren weniger Jobs anbieten. Deswegen sind uns in der Zeit viele Kontakte zu Studierenden verloren gegangen. Es war daher eine intensive Akquise erforderlich. Das war auch einer der Gründe, warum wir in diesem Jahr Abiturienten einbezogen haben. Auf der anderen Seite passte das aber wieder ganz gut.

BlachReport: Warum?

Julia Kasprzak: Wir mussten unter anderem rund 70 Scouts suchen, die die Schülergruppen durch die Ausstellung und zu den Exponaten führen sollten. Hier ist es wichtig, dass die Scouts altersmäßig ungefähr zu den Schülergruppen passen und auch sprachlich auf einer Ebene sind – eigentlich eine Idealbesetzung mit den Abiturientinnen und Abiturienten.

Kevin Dickscheid: Die Umsetzungsphase hatte ihre speziellen Herausforderungen durch Corona. In der Aufbauphase gab es bei den Freelancern enorm viele Ausfälle, die wir täglich neu kompensieren mussten. Es wurde eigentlich jeden Morgen um 7.30 Uhr spannend, weil wir vorher nicht einschätzen konnten, wer über Nacht krank werden würde. Wir mussten immer noch zwei bis drei Kollegen in der Reserve haben, die vielleicht einspringen könnten.

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BlachReport: Mit welchen Herausforderungen musste die IT-Unit von event it umgehen?

Silvia Bolz

Silvia Bolz: Bei uns waren es insbesondere die vielen Krankheitsfälle durch Corona, die uns täglich herausgefordert haben. Ich glaube, das war auch durchgängig die Problematik in allen Units von event it, die an der IdeenExpo beteiligt waren. Auf der einen Seite die langen Intervalle zwischen Beauftragung und Durchführung aufgrund der frühen Planung, auf der anderen Seite dann die vielen Anforderungen und Änderungen durch Krankheitsfälle kurz vor dem Start des Events.

BlachReport: Mit welchen Leistungen hat event it die IdeenExpo unterstützt?

Kevin Dickscheid: Alle Units waren involviert: Personal, Event und IT. Das umfasste klassisches Projektmanagement mit Zeit- und Leistungsplänen, Flächenplanung, Budgetkontrolle, Sicherheitsplanung. Wir unterscheiden dabei intern zwischen Veranstaltungsbetrieb und Infrastruktur. Insgesamt haben wir 25 Gewerke und ein riesiges Aufgabenspektrum betreut.

Alena Gundel: Das war schon ein komplexes Thema, denn zusätzlich zu den Gewerken haben wir die vielen Schnittstellen wie das Einfahrts- oder auch das Besuchermanagement gesteuert.

Kevin Dickscheid: Vom Ablauf her ist es so, dass zunächst Infrastruktur und Logistik aufgesetzt werden, bevor weitere Leistungspartner der IdeenExpo ins Spiel kommen. Das gilt zum Beispiel für die Agentur Impulspiloten, die das Bühnenprogramm gestaltete.

Silvia Bolz: Für das Daten-Handling und die Crew-Organisation kam unsere IT-Unit ins Spiel. Insgesamt flossen bei der diesjährigen IdeenExpo rund 13.000 Datensätze für Mitarbeitende, Gewerke, Aussteller und andere Beteiligte ins System. Unter anderem gab es personalisierte Ausweise mit unterschiedlichen Zugangsrechten. Die Infos dafür lieferten die jeweiligen Gewerkeleiter. Das galt auch für das Catering. Bei der großen Anzahl der Beteiligten auf dem Gelände ist das Catering natürlich mit erheblichen Kosten verknüpft und muss dementsprechend exakt organisiert werden.

Kevin Dickscheid: Für die IdeenExpo hat die IT ein Mitarbeiterportal programmiert, das von den einzelnen Gewerken selbst aktualisiert werden muss. Abfragelisten und Excel-Tabellen gehören damit der Vergangenheit an. Jedes Gewerk hat seinen individuellen Onlinezugang zum Portal, aktualisiert die Daten und beantragt ID-Karten, Parkausweise oder auch das Catering. Das vereinfacht den Ablauf erheblich und reduziert die Nachfragen.

Alena Gundel: Die Identifizierung beim Catering erfolgte beispielsweise über einen QR-Code für die rund 3.500 qualifizierten Personen, die damit auch einem bestimmten Cateringbereich zugeordnet werden. Das erleichtert nicht nur die Cateringplanung, sondern hilft auch dabei, lange Wartezeiten zu verhindern.

Silvia Bolz: Den grundlegenden Zugang für das Catering haben wir nicht über Personen, sondern über die jeweiligen Gewerke organisiert, die dann selbst über ihre individuellen täglichen Anforderungen entscheiden konnten und dafür die Verantwortung übernahmen. Das ist also anders als bei Events wie der IAA, wo wir den Cateringzugang persönlich mit Namen auf dem ID-Batch hinterlegen.

Kevin Dickscheid: Zusätzlich zu den 13.000 personalisierten Datensätzen und den dazugehörigen Ausweisen gab es noch weitere 7.000 unpersonalisierte Ausweise für temporäre Zugänge, also zum Beispiel für die Presse. Bei einer persönlichen Registrierung würde der Aufwand für diese Nutzungen zu groß und auch zu zeitaufwändig werden.

BlachReport: Gab es weitere Herausforderungen beim Projektmanagement dieser Großveranstaltung?

Alena Gundel: Strukturell bedingt gab es noch erhebliche Herausforderungen bei der IdeenExpo durch die verschiedenen Teams, Teilbereiche und Gewerke. Die IdeenExpo selbst hat als Veranstalter ein eigenes Team, in dem der Kontakt zum Aussteller und auch der Verkauf stattfinden. Wir kommen erst dann dazu, wenn der Aussteller seine Anforderungen und Wünsche mit uns bespricht. Dabei geht es zum Beispiel um Möbel, Energie, Datenleitungen und mehr. Anders gesagt: Wenn der Aussteller einen Hubschrauber in der Halle benötigt, kümmern wir uns um die Umsetzung.

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BlachReport: Wie oft warst Du schon an der Organisation der IdeenExpo beteiligt?

Alena Gundel: Es war die dritte IdeenExpo für event it, und ich war nach 2019 das zweite Mal dabei. 2021 fand die IdeenExpo als virtueller Event im H’Up statt. 2019 bin ich in der Pitchphase dazugekommen und habe in der Folge die Projektassistenz übernommen.

BlachReport: Mittlerweile hast Du die Bereichsleitung für den Veranstaltungsbetrieb übernommen. Wo lernt man so etwas?

Alena Gundel: In der Nachwuchsförderung von event it. Hier gibt es entsprechende Angebote und Vorschläge, die man nutzen kann, aber nicht muss. Ich wurde beispielsweise von Kevin in die Besonderheiten der IdeenExpo eingearbeitet. Wir sind 2019 jeden Abend noch einmal durch die Hallen gegangen, und er hat mir alle Abläufe erklärt.

BlachReport: War Julia auch schon mehrfach bei der IdeenExpo dabei?

Julia Kasprzak: Nein, für mich war das eine Premiere. Aber ich kann Alenas Aussage bestätigen, dass die Nachwuchsförderung bei event it eine wichtige Stellung hat.

IdeenExpo 2022 (Foto: IdeenExpo)

BlachReport: Welchen Nutzen brachte die IT-Expertise von event it für die IdeenExpo?

Silvia Bolz: IT ist immer gut, wenn man nicht merkt, dass sie da ist. Wir haben bei den drei Beteiligungen an der IdeenExpo schon viele Prozesse digitalisiert und damit optimiert und insbesondere damit für Arbeitserleichterungen bei allen Beteiligten gesorgt – zum Beispiel mit dem Portal, über das alle Beteiligten ihre Daten selbst pflegen können. Fehlerhafte und unvollständige Datensätze haben wir damit größtenteils ausgemerzt. Es gibt aber immer wieder neue Ideen, die wir integrieren – so wie jetzt eine Türsteuerung für das Production Office. Das mag nur eine Kleinigkeit sein, bringt in der Praxis aber mehr Sicherheit.

BlachReport: Entstehen daraus auch fertige Produkte, die man quasi aus dem Regal kaufen kann?

Silvia Bolz: Unsere Lösungen kann jeder Kunde nutzen, aber wir haben keine Regallösungen beziehungsweise keine Standard-Software. Individuelle Anwendungen sind unserer Ansicht nach immer besser und effizienter. Unsere Lösungen sind allerdings modular aufgebaut und lassen sich wie bei einem Baukasten kombinieren. Das Rad muss also nicht jedes Mal neu erfunden werden. Da wir die Software nicht nur entwickeln, sondern auch selbst nutzen, können wir schnell einen Optimierungsbedarf feststellen und auch umsetzen. Das kommt dann wieder allen Anwendern zugute.

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BlachReport: 2021 gab es eine virtuelle IdeenExpo aus dem H’Up – also dem event it Streamingstudio auf dem Messegelände Hannover. Ist das auch eine Option für weitere Veranstaltungen?

Kevin Dickscheid: Es wird tatsächlich darüber diskutiert, zwischen den Live-Veranstaltungen, die ja im Zweijahresrhythmus stattfinden, 2023 wieder ein virtueller Event im H’Up zu veranstalten. In diesem Jahr wurde das H’Up nicht einbezogen. Mitmachen und anfassen ist ja auch ein wichtiger Bestandteil der IdeenExpo und stand in diesem Jahr besonders im Fokus.

BlachReport: Die IdeenExpo mit ihren weit mehr als 400.000 Besuchern ist ja schon ein ‚Dickschiff‘ unter den Veranstaltungen bei event it. Ist die Agentur damit komplett ausgelastet?

Kevin Dickscheid: Nein, es ist schon ein riesiges Projekt, das alle Units fordert, aber wir haben trotzdem weiter unser Daily Business. Auf der IdeenExpo waren wir durchgängig mit rund 20 Kollegen und Kolleginnen vertreten. Alle anderen mussten sich um aktuelle Projekte und New Business kümmern. Wir haben zum Beispiel während der Aufbauphase für die IdeenExpo noch den Jubiläums-Event von Rossmann mit 3.500 Gästen betreut und mussten parallel zu den Veranstaltungen einen großen Händlerkongress für ein Automobilunternehmen in Kopenhagen vorbereiten, der in diesem Monat stattfindet.

Julia Kasprzak: Das gilt auch für die Personal-Unit. Kurz vor der IdeenExpo haben wir mit der Hannover Messe und der Interschutz zwei große, internationale Messen betreut, und sind jetzt auch schon wieder bei der Planung neuer Projekte.

Silvia Bolz: Bei uns ist der Arbeitsaufwand in der Regel vor dem Event am größten. Insofern waren wir in die Durchführung der IdeenExpo vor Ort kaum eingebunden, sondern ebenfalls mit neuen Projekten beschäftigt.

BlachReport: Vielen Dank.