Für den langjährigen Kunden R+V Allgemeine Versicherung realisierte ctc events zum wiederholten Male die Planung und Durchführung der Zentralen Beiratskonferenz. Der Corporate Event mit 250 Teilnehmern fand Anfang März im Atlantic Hotel Heidelberg, im Automuseum Dr. Carl Benz in Ladenburg und im Heidelberger Kultur- und Konzerthaus Halle02 statt.
ctc events zeichnete sich für die Konzeption und Umsetzung der Konferenz der Bankvorstände verantwortlich. Zum Leistungsumfang der inhabergeführten Agentur mit Sitz in Wiesbaden zählten unter anderem die komplette Organisation, das Teilnehmermanagement, die Koordination der beteiligten Gewerke sowie die Transfers zu den einzelnen Locations.
Der Event startete mit einem Welcome und einer Keynote im Hotel, führte im Anschluss zur Abendveranstaltung zum Automuseum im benachbarten Ladenburg und setzte sich am zweiten Tag in der Halle02 unter anderem mit einem Plenum, Strategie-Talk und Deep-Dives in den verschiedenen Räumen des Kultur- und Konzerthauses fort. Ein nachhaltiger Business Lunch bildete den Abschluss der zweitägigen Veranstaltung des größten deutschen Versicherers.
Bei dieser Zentralen Beiratskonferenz stand ctc events vor zahlreichen Anforderungen auf unterschiedlichen Ebenen. Jede Location für sich erforderte eine individuelle Herangehensweise und Lösungskompetenz beim Wiesbadener Agenturteam. Für das Automuseum gab es kaum Erfahrungswerte, da dort nur selten Events von externen Veranstaltern stattfinden und nur eine Standard-Bestuhlung innerhalb der Ausstellung vorhanden war. Die Halle02 musste als Industriehalle ohne direktes Tageslicht für eine Tagungssituation umgestaltet werden.
Das Atlantic Hotel schließlich sorgte für eine außerordentliche Herausforderung. Noch vor seiner offiziellen Eröffnung eine Woche später mussten im Rahmen der Veranstaltung nicht nur 250 Gäste übernachten, sondern hier fanden auch Welcome und Keynote statt. Dies war nur mit einer im letzten Moment erteilten Sondergenehmigung der Stadt Heidelberg im Hotel durchführbar und verlangte einen detaillierten Plan B im Falle einer kurzfristigen Absage.
Für die Ausstattung der Veranstaltung beauftragte ctc events Professional Sound Service, Hafenwerk und Dumbo and Gerald sowie VOSSeibert, TLS und Baiant Dienstleistungen. Das Team von Taste of Now & Guerilla Chefs verantwortete das Catering und präsentierte einen Mix aus Flying- und Live-Stationen im Automuseum. In der Halle02 sorgte das Team der Location unter anderem mit Ingwershots und Energyballs für eine erfrischende und gesunde Verpflegung in jedem Raum, während Taste of Now einen Business Lunch in Weckgläschen servierte, verteilt aus Air Trolleys und im Flying – auch als Doggy Bag für Schnellabreisende.
Bei der Umsetzung hatte die Agentur alle Aspekte der Nachhaltigkeit durchgängig im Blick – wenig shuttlen und eine gute Erreichbarkeit durch den ÖPVN war eine Voraussetzung für die erfolgreiche Planung und Durchführung.
