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Eventplattformen: wie werden virtuelle Events erfolgreich?

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Eventplattformen sind nichts anderes als ein Werkzeug, das richtig eingesetzt werden muss, um Menschen zusammenzubringen, Informationen zu vermitteln, gemeinsame Erlebnisse zu schaffen und Kommunikation zu fördern. Eine Dynamisierung kann über künstliche Intelligenz und Big Data erfolgen. Wesentlich werden diese Daten dann, wenn wir über Engagement und die Beziehung nachdenken.

Was das nun bedeutet und wie es in diesem Bereich weitergeht, haben wir Gerry Wechselberger von der Agentur Proske und Christian Holtz von der Eventplattform Magnid gefragt.

BlachReport: Wie müssen virtuelle Events künftig strukturiert werden, um erfolgreich zu sein?

Gerry Wechselberger: Immer wichtiger wird das Thema Sicherheit auf allen Ebenen. Außerdem sind ein tiefes Verständnis für das Online-Publikum notwendig, das Zusammenspiel von dargestellten visuellen Effekten und ein stimmungsvoller Ablauf – neudeutsch Flow. Auch ein weiterer Fokus auf die Nachhaltigkeit, die virtuelle Events aufgrund der Natur schon mit sich bringen, kann weitere Vorteile bringen. Ich denke insbesondere an die Integration ganzer Kommunikationskonzepte anstelle von einzelnen Veranstaltungen oder Webinaren.

Christian Holtz von Magnid (Foto: Magnid)

Christian Holtz: Ich glaube, dass wir gerade in eine neue Phase eintreten. Wir hatten die letzten zwei Jahre die Phase, wo wir gezwungen waren, alles virtuell zu gestalten, jetzt erweitert sich der Möglichkeitshorizont dadurch, dass man sich auch wieder treffen kann. Aber wissen alle, dass wir nicht wieder in die alte Welt verfallen dürfen, sondern wir müssen virtuelle Events als wichtiges Instrument in unserem Portfolio einsetzen. Erfolgreiche virtuelle Events sind im Endeffekt ein Dreiklang aus Content, Engagement und Networking. Diese drei Dinge müssen geschickt so zusammenspielen, und man muss natürlich auch sehr gut verstehen, wofür setze ich welches Instrument ein, wie setze ich einen virtuellen Event ein, wofür setze ich einen Face-to-Face-Event ein. Wenn ich dann meine Ziele genau kenne, dann kann ich sie so gestalten, um auch virtuelle Events weiter erfolgreich in der Zukunft einsetzen zu können.

BlachReport: Ist das denn auch allen Kunden klar?

Gerry Wechselberger: Ein Großteil der Kunden sieht sich immer noch in einem bestimmten zeitlichen begrenzten Fenster, in dem virtuelle Veranstaltungen eine Bedeutung spielen. Der, der sich immer mit der Zukunft beschäftigt, wird sehr schnell merken, das virtuelle Veranstaltungen von großer Bedeutung sind und große Vorteile bieten.

BlachReport: Wenn ich einen virtuellen Event plane, was muss ich hinsichtlich der Hybridisierung der Technik beachten?

Gerry Wechselberger: Der Ansatz beim hybriden Event ist eine qualitative Steigerung im Vergleich zu einem rein virtuellen Programm. Das bedeutet allerdings auch einen kleinen Mehraufwand an Planung und das ist auch häufig die Frage, die wir gestellt bekommen: Was bekomme ich dafür als Gegenwert? Das ist ein deutlicher Anstieg an Emotionen, die ich quasi live einfangen kann. Der Mehraufwand an Planung bedeutet: Man muss sich um passende Veranstaltungsformate bemühen. Es gibt mittlerweile in fast allen größeren Städten Studios, die das unterstützen. Aber auch Hotels haben sich hier dieser neuen Herausforderung gestellt. Ganz wichtig neben diesen Planungseigenschaften sind aber Moderation und Präsentationstechniken. Ohne einen starken Fokus auf diese beiden Säulen macht eine hybride Veranstaltung wenig Sinn, was aber natürlich auch wieder zu einer Verbesserung der Live-Gestaltung beiträgt.

Christian Holtz: Wir können die Reichweite deutlich erhöhen, gleichzeitig muss man natürlich auch die Risiken betrachten. Man hat jetzt die Mehraufwände schon angesprochen, aber auch der Kanibalisierungseffekt ist nicht zu unterschätzen, dass viele, die man vielleicht gerne mal Face-to-Face auf dem Event hätte, dann doch die virtuelle Route nehmen, so dass das Face-to-Face-Erlebnis nicht so besonders gestaltet werden kann.

BlachReport: Live-, Hybrid- oder Broadcast-Event haben ja grundlegende Unterschiede bei der Länge der Veranstaltung. Wie lang darf denn ein virtueller Event sein, damit er voraussichtlich erfolgreich ist?

Gerry Wechselberger: Es gibt dazu unterschiedliche Ansätze und Studien. Grundsätzlich muss man natürlich seinen Themenschwerpunkt abarbeiten können. Man kann mit den geeigneten Plattformen die Themen und auch die Agenda in einzelne Teile in sich schlüssig aufbrechen und damit auf mehrere zeitliche Rahmen aufteilen. Grundsätzlich denke ich: je kürzer desto besser.

BlachReport: Ist das formatabhängig oder gilt das für alle Formate?

Gerry Wechselberger: Das ist sehr formatabhängig.

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Christian Holtz: An der Stelle sehen wir auch, wie sehr wir uns selbst verändert haben. Unsere Aufmerksamkeitsspannen sind reduziert, man achte nur mal auf unserem TV- und Streamingkonsum, wo Serien so stark in den Vordergrund rücken, die viel kürzere Formate sind. Ähnliches erleben wir ja auch in unserem Arbeitsleben. Im Endeffekt darf ein Meetingformat genau so lang sein, bevor der Teilnehmer anfängt, auf irgendetwas anderes an seinem PC zu klicken.

BlachReport: Das ist ein schönes Stichwort. Wie lassen sich die Bildschirmteilnehmer in das Geschehen einbinden beziehungweise wie lassen sie sich aktivieren, zur Teilnahme, zur Nutzung oder um einfach nur dabei zu sein?

Christian Holtz: Unsere Erfahrung ist, dass ein Event immer stärker angenommen wird, je besser die Geschichte ist, die wir dazu erzählen und je mehr gemeinsame Erlebnisse geschaffen werden können. Da sind Tools und Werkzeuge gemeinsam mit Beteiligungen ein wichtiges Mittel und ich vergleiche das gerne mit der Computerspiele-Industrie. Wenn man sich ansieht, wie dort Communities und Erlebnisse geschaffen werden, dann können wir für den Eventbereich noch sehr viel davon lernen, nur einzelne Elemente von diesen in den Business-Bereich zu übertragen und entsprechend umzusetzen.

BlachReport: Ich habe das in den letzten Tagen häufiger gehört: Schaut euch bei der Gaming-Industrie um. Ist die technisch weiter als die Kommunikationsbranche, die Konferenzbranche, die MICE-Branche?

Christian Holtz: In Teilen, ja. Aber am Ende des Tages stehen uns diese Mittel genauso zur Verfügung. Der entscheidende Faktor ist: die gehen mit einer anderen Perspektive daran. Wir gehen mit der Event-Perspektive daran, mit den Erfahrungen, die wir haben, und die Gaming-Industrie geht von vornherein mit der Tatsache daran, ich es nur das virtuelle Tool und die virtuelle Welt gibt, in der man sich bewegen kann. Wie kann ich das begeisternd gestalten und wie kann ich dort Verbindungen zwischen den Menschen schaffen und auch dort Teams etwas gemeinsam erleben lassen? So werden Verbindungen geschaffen, die remote und über Jahre funktionieren, wo Begeisterung geschaffen wird und immer wieder Neues entsteht, ohne langweilig zu werden. Das ist am Ende der Schlüssel, von dem wir lernen müssen.

BlachReport: Müssen Eventplattformen dafür anders werden als bisher?

Christian Holtz: Das ist ein absoluter Schlüssel für den zukünftigen Erfolg. Die Eventplattformen sind ja erst einmal nichts anderes als ein Werkzeug, und ein Werkzeug muss richtig eingesetzt werden. Eventplattformen liefern Tools und Mittel, mit denen man im Event gewisse Effekte erzielen kann, Menschen zusammenbringen kann, Menschen mit Content verknüpfen kann, aber auch gemeinsame Erlebnisse entstehen und dafür sind Eventplattformen, die sehr flexibel sind und mit denen ich unterschiedliche Tools kombinieren kann, kriegsentscheidend. Was die Daten angeht, AI und Big Data, das ist der Schlüssel dafür, um das Ganze dynamisch zu gestalten. Mit den Daten, die dort generiert werden, bin ich in der Lage, viel mehr zu lernen und viel mehr über meine Teilnehmer zu wissen und zu erfahren und es für sie ansprechend zu gestalten, einfach um das Erlebnis zu verbessern. AI, also künstliche Intelligenz, die Algorithmen, die wir hier nutzen können, helfen uns, die Dinge zu automatisieren, dass ich automatisch den Teilnehmer mit einem ebenso interessanten wie passenden anderen Teilnehmer verknüpfen und automatisch ihm den richtigen Content präsentieren kann, der jetzt in dem Moment interessant sein könnte und damit auch die Begeisterung gesteigert wird. Damit ist natürlich noch viel mehr denkbar, wenn wir in Richtung Gamification denken und in Richtung Engagement. Da werden die Daten ganz essenziel sein und abgesehen davon ist der Event am Ende des Tages ein Teil der Customer Journey. Und je besser ich meinen Teilnehmer verstehe, desto besser kann ich dieses Gesamterlebnis gestalten.

Gerry Wechselberger: Man kann natürlich auch Erfolge besser messen, man kann vieles auslesen. Big Data ermöglicht eine genaue Analyse von Prozessen, insbesondere von professionellen Plattformen, wie wir sie mit Magnid haben.

Gerry Wechselberger (Foto: Proske)

BlachReport: Jetzt haben wir ja gelernt und in den letzten Jahren ist das auch noch einmal verstärkt worden, dass für nachhaltige Erfolge Kommunikation wichtig ist, dass Events live, virtuell oder hybrid in die Gesamtkommunikation eingebunden werden muss. Wie kann man virtuelle Events sinnvoll einbinden?

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Gerry Wechselberger: Die Kommunikationskonzepte sind eigentlich immer die Grundlage dieser Überlegung. Eine virtuelle Veranstaltung basiert niemals quasi auf der Motivation, ein bestimmtes Thema darzustellen. Das ist ein Teil eines größeren Ganzen, das die ganze Kommunikation und Strategie eines Unternehmens antreibt. Diese komplette Integration der Kommunikationskonzepte sollte eine Grundlage sein für die virtuelle Umsetzung und da geht der Fokus deutlich über die Plattform hinaus. Es ist ein nachhaltiges Zusammenspiel zwischen den strategischen Zielen, den motivierenden Bausteinen, spielerischen Analysen, auch der visuellen Gestaltung und der Integration von sozialen Medien. Das bietet unendlich große Möglichkeiten, die man über eine Plattform bündeln und von dort aus sehr gut steuern kann.

Christian Holtz: Das kann ich nur unterstützen. Das Thema Storytelling wird mehr und mehr an Bedeutung gewinnen, dass man sicherstellen kann, seine Ziele klar zu formulieren und die richtigen Instrumente und Mittel zu wählen, mit denen man diese Ziele als Unternehmen erreichen kann. Frage ist, welches Meetingformat wähle ich für welches Ziel? Da werden virtuelle Events eine ganz große Rolle spielen, allein aus Nachhaltigkeits- und Kostengründen, aber auch weil, wenn man es richtig macht, die Einfachheit bestechend ist.

BlachReport: Vielen Dank für das Gespräch.