Internationale Veranstaltungen stehen heute unter enormem organisatorischem Druck: Teilnehmer reisen aus unterschiedlichen Ländern an, Budgets müssen eingehalten werden, Nachhaltigkeitsziele gewinnen an Bedeutung und kurzfristige Störungen wie Streiks oder Flugausfälle gehören inzwischen fast zum Alltag. Gleichzeitig erwarten Teilnehmer heute eine einfache, digitale und möglichst selbstbestimmte Reiseorganisation.
Pro Sky reagiert darauf mit einer konsequent weiterentwickelten Strategie. Das Unternehmen, das ursprünglich als Spezialist für Flugzeugcharter gestartet ist, verbindet heute digitale Plattformlösungen mit persönlicher Beratung und operativer Begleitung. Im Gespräch mit dem BlachReport erläutern Armin Truger und Patrick Müller, warum sich Pro Sky vom klassischen Serviceanbieter hin zu einem Plattformmodell mit Service entwickelt hat, welche Rolle Datenmanagement und KI dabei spielen – und weshalb der menschliche Faktor dennoch wichtiger denn je bleibt.
BlachReport: Pro Sky hat sich in den vergangenen Jahren deutlich weiterentwickelt – vom klassischen Serviceanbieter hin zu einer Plattform mit persönlicher Betreuung. Was waren die zentralen Beweggründe für diese Strategie?
Armin Truger: Das Fliegen zu internationalen Events ist ein extrem wichtiger Bestandteil jeder Veranstaltung. Gleichzeitig ist die gesamte Organisation dahinter im Kern ein hochkomplexes Datenmanagement. Es geht um Erreichbarkeit von Destinationen, Flugkapazitäten, Reisezeiten, Budgets, Teilnehmermanagement, Nachhaltigkeitsdaten oder auch um Finanz- und Reportingprozesse.
Historisch wurde guter Service häufig so verstanden, dass möglichst viele Menschen manuell Informationen austauschen – per Telefon, E-Mail oder Excel-Listen. Natürlich bleiben Menschen weiterhin wichtig. Aber wenn der Kernprozess auf Daten basiert, muss man sich fragen, wie diese Daten am besten strukturiert, verarbeitet und bereitgestellt werden können.
Wir haben Pro Sky bereits 1996 gegründet – in einer Zeit, in der webbasierte Datenbanksysteme gerade erst verfügbar wurden. Dadurch hatten wir früh die Möglichkeit, eigene Systeme aufzubauen. Besonders im Bereich Flugzeugcharter gab es damals praktisch keine passenden Softwarelösungen. Unsere eigene Datenstruktur war deshalb von Beginn an eine große Stärke.
Irgendwann wurde uns jedoch klar: Es reicht nicht mehr aus, diese Systeme nur intern zu nutzen. Die eigentliche Chance besteht darin, unseren Kunden die Daten direkt zugänglich zu machen – transparent, strukturiert und in Echtzeit. Genau daraus entstand unser Plattformansatz.
Gleichzeitig wollten wir aber nie in eine reine Self-Service-Welt abdriften. Denn Eventmobilität besteht eben nicht nur aus Daten. Deshalb sprechen wir bewusst von ‚Platform with Service‘. Die Plattform schafft Transparenz, Geschwindigkeit und Kontrolle – der persönliche Service bleibt aber integraler Bestandteil.
BlachReport: Wie verändert dieser hybride Ansatz aus Plattform und persönlicher Beratung konkret die Organisation von An- und Abreisen für Veranstaltungen?
Armin Truger: Klassisch liefen solche Prozesse über unzählige E-Mails, Telefonate, PDF-Dateien und Excel-Sheets. Eventplaner stellten Anfragen, warteten auf Antworten, stellten Nachfragen, bekamen neue Dateien zurück – und das oft über Tage hinweg.
Heute können viele dieser Schritte direkt über unsere Plattform abgebildet werden. Das schafft Struktur und Sicherheit, gibt Eventplanern aber gleichzeitig deutlich mehr kreative Freiheit und Geschwindigkeit.
Ein typisches Beispiel ist die frühe Planungsphase eines Events. Früher musste man erst Dienstleister kontaktieren, Angebote anfordern und auf Rückmeldungen warten. Heute kann ein Eventplaner selbst verschiedene Szenarien durchspielen – etwa unterschiedliche Destinationen oder Flugkonzepte – und bekommt sofort Informationen über verfügbare Linienflüge, mögliche Charterlösungen, Reisezeiten oder Kapazitäten.
Das funktioniert auch außerhalb klassischer Bürozeiten. Wenn jemand Freitagabend eine Idee für ein neues Eventkonzept hat, kann er diese direkt testen und erhält sofort eine belastbare erste Einschätzung. Das beschleunigt die gesamte Planung enorm.
BlachReport: Welche zusätzlichen Möglichkeiten können dadurch entstehen?
Patrick Müller: Durch die Plattform werden auch Prozesse möglich, die früher extrem aufwendig gewesen wären. Ein gutes Beispiel ist die Organisation großer Mengen individueller Flugbuchungen.
Wenn bei einem Event 200 oder 300 Teilnehmer innerhalb weniger Tage ihre Flüge buchen müssen, wird ein rein manueller Prozess schnell zum Engpass. Früher mussten Mitarbeiter jede einzelne Anfrage bearbeiten, Rückfragen beantworten und gleichzeitig den Eventplaner permanent über den Status informieren.
Heute können Teilnehmer viele Schritte selbstständig erledigen. Sie erhalten Einladungen zur Buchung und nutzen die Plattform eigenständig. Dadurch können sich unsere Teams gezielt auf die Fälle konzentrieren, in denen wirklich Unterstützung benötigt wird – also dort, wo individuelle Lösungen gefragt sind.
Das bedeutet: weniger Routinearbeit, mehr Fokus auf echte Beratung und Problemlösung.
BlachReport: Ein zentrales Tool bei Pro Sky nennt sich ‚Air Tickets to Events‘. Was bedeutet das?
Armin Truger: ‚Air Tickets to Events‘ entstand aus der Frage: Wie könnte ein Prozess eigentlich aussehen, wenn man ihn komplett neu denken würde?
Der klassische Ablauf war häufig extrem ineffizient. Teilnehmer meldeten sich an, Reisebüros verschickten Vorschläge, Teilnehmer recherchierten parallel selbst im Internet, stellten Änderungswünsche, neue Budgets mussten abgestimmt werden – und so entstand ein permanentes Hin und Her.
Wir haben deshalb den gesamten Prozess neu designt. Eventplaner definieren zunächst die Rahmenbedingungen: Budgets, Ankunftszeiten, Abflugfenster, erlaubte Verlängerungen oder spezielle Anforderungen wie Visa-Regelungen.
Anschließend erhalten die Teilnehmer automatisiert eine gebrandete Einladung zur Flugbuchung. Über eine integrierte Online-Booking-Engine können sie selbstständig passende Flüge auswählen – allerdings innerhalb der zuvor definierten Rahmenbedingungen.
Das bedeutet: Die Teilnehmer bekommen maximale Flexibilität, während Eventplaner gleichzeitig die volle Kontrolle über Budgets und Prozesse behalten.
Der große Vorteil ist, dass dadurch ein Großteil der typischen Rückfragen komplett entfällt. In vielen Projekten benötigen über 70 Prozent der Teilnehmer keinerlei zusätzliche Betreuung mehr. Und genau dadurch entsteht wiederum Raum für persönliche Unterstützung bei den wirklich komplexen Fällen.
BlachReport: Internationale Events sind auch von Streiks, Flugausfällen oder kurzfristigen Änderungen betroffen. Wie unterstützt Pro Sky Kunden in solchen Situationen?
Armin Truger: Genau in solchen Situationen zeigt sich, warum Plattform und persönlicher Service zusammengehören.
Digitalisierung und KI helfen uns dabei, Routineaufgaben zu reduzieren. Dadurch gewinnen unsere Teams Zeit für die wirklich kritischen Situationen. Wenn Probleme auftreten, begleiten wir Projekte selbstverständlich auch außerhalb regulärer Bürozeiten.
Wir monitoren Flüge bereits lange vor dem eigentlichen Abflug und analysieren permanent mögliche Risiken oder Störungen. Besonders deutlich wurde das zuletzt während der massiven Streiks im Frühjahr.
Für Unternehmen, die teilweise über ein Jahr an einem strategisch wichtigen Event arbeiten, ist die Unsicherheit rund um mögliche Streiks extrem problematisch. Oft bleibt bis wenige Tage vorher unklar, welche Flüge tatsächlich stattfinden.
In solchen Situationen verlassen wir uns nicht ausschließlich auf automatische Umbuchungen der Airlines. Stattdessen analysieren wir frühzeitig alternative Kapazitäten und entwickeln eigene Szenarien. Als Reisebüro mit entsprechenden Systemzugängen können wir aktiv alternative Buchungen initiieren und so deutlich schneller reagieren.
Wenn Linienkapazitäten nicht mehr ausreichen, organisieren wir zusätzlich kurzfristig Charterlösungen. Bei einem Event mit rund 2.000 Teilnehmern konnten wir so trotz Streiks sicherstellen, dass letztlich alle Gäste rechtzeitig inklusive Gepäck ankamen.
BlachReport: Welche Rolle spielt dabei die zentrale Datenplattform?
Patrick Müller: Die zentrale Datenstruktur ist enorm wichtig. Gerade bei internationalen Events laufen viele Flüge parallel. Wenn man sämtliche Daten zentral verfügbar hat, kann man Risiken sehr früh erkennen.
Wir überprüfen beispielsweise automatisiert schon viele Stunden vor Abflug, ob Flüge verspätet sind oder Anschlüsse gefährdet werden. Dadurch können wir gezielt eingreifen, bevor ein Problem eskaliert.
Das Entscheidende ist: Unsere Teams müssen sich nicht mit jeder kleinen Verspätung beschäftigen, sondern können sich auf die wirklich kritischen Fälle konzentrieren.
BlachReport: Maßgeschneiderte Mobilitätskonzepte gewinnen im Eventbereich zunehmend an Bedeutung. Wie nähert sich Pro Sky diesem Thema?
Armin Truger: Wir sprechen intern oft von der ‚überzeugendsten Fluglösung‘. Dahinter steckt die Idee, dass es nie nur eine einzelne optimale Lösung gibt, sondern immer eine Balance verschiedener Faktoren.
Für uns sind dabei vier Parameter entscheidend: Kosten, Reisezeit, Teilnehmererlebnis und Nachhaltigkeit beziehungsweise CO₂-Emissionen.
Unsere Aufgabe besteht darin, zunächst den bestmöglichen Zugang zu allen relevanten Flugoptionen zu schaffen – also Linienflüge ebenso wie Charterlösungen. Dadurch können wir Kapazitäten, Reisezeiten und Flexibilität optimal kombinieren.
Darüber hinaus spielen aber auch emotionale Faktoren eine Rolle. Welche Airline passt zur Markenbotschaft? Wie beginnt ein Event bereits mit dem Flugerlebnis? Wie kann ein Unternehmen seine Marke oder seine Werte schon während der Reise transportieren?
Und natürlich werden Nachhaltigkeitsdaten immer wichtiger. Deshalb stellen wir CO₂-Informationen bereits in der Planungsphase zur Verfügung und integrieren sie später auch ins Reporting.
BlachReport: Digitalisierung, KI und Self-Service verändern aktuell die gesamte Reisebranche. Bleiben dabei Vertrauen und persönliche Beratung weiterhin wichtig oder sogar entscheidend?
Armin Truger: Ich glaube sogar, dass persönliche Begleitung heute wichtiger wird als früher.
Die Informationswelt ist extrem komplex geworden. Unterschiedliche Systeme, Plattformen und KI-gestützte Prozesse erzeugen enorme Mengen an Informationen – aber die entscheidende Frage lautet: Welche Informationen sind wirklich belastbar?
Gerade bei strategisch wichtigen internationalen Events ist die Fehlertoleranz sehr gering. Deshalb reicht es nicht aus, einfach nur Tools bereitzustellen und Kunden damit allein zu lassen.
Digitalisierung und KI sollen Freiräume schaffen – nicht Menschen ersetzen. Sie helfen uns dabei, Prozesse zu beschleunigen und Routineaufgaben zu reduzieren. Gleichzeitig braucht es weiterhin kritisches Denken, Erfahrung und die Fähigkeit, Situationen individuell zu beurteilen.
Deshalb begleiten wir unsere Kunden vom ersten Planungsschritt bis zur finalen Durchführung. Die Plattform ist ein Werkzeug – aber die persönliche Begleitung bleibt essenziell.
BlachReport: Wird Vertrauen dadurch sogar wichtiger als früher?
Patrick Müller: Definitiv. Früher war klar, dass man automatisch mit Menschen interagiert. Heute verbinden viele Self-Service-Plattformen eher mit Anonymität oder Call-Centern.
Deshalb erleben wir sehr deutlich, dass Kunden die Kombination aus Eigenständigkeit und persönlichem Ansprechpartner besonders schätzen. Sie möchten unabhängig agieren können – aber gleichzeitig wissen, dass im Hintergrund ein Team vorhanden ist, das sie kennt, das Projekt versteht und im Ernstfall sofort reagieren kann. Genau diese Mischung schafft Vertrauen.
BlachReport: Vielen Dank für die Beantwortung unserer Fragen.
