Die Digitalisierung verändert die Arbeitsabläufe in der Veranstaltungsbranche. Veranstalter erwarten kurze Reaktionszeiten, individuelle Beratung und einen schnellen Zugang zu Informationen. Gleichzeitig stehen Betreiber von Kongresszentren und Eventlocations vor Herausforderungen wie Fachkräftemangel, steigenden Kosten und einer zunehmenden organisatorischen Komplexität. Hinzu kommen flexible Arbeitsmodelle, die den Zugriff auf Wissen unabhängig von einzelnen Mitarbeitern ermöglichen sollen. Vor diesem Hintergrund gewinnt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) auch im Venue-Management an Bedeutung.
Während Anwendungen wie ChatGPT mittlerweile in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag gehören, rücken zunehmend KI-gestützte Assistenten in den Fokus, die auf unternehmensinterne Wissensbestände zugreifen. Anders als frei verfügbare Sprachmodelle liefern diese Systeme Antworten auf Basis freigegebener Dokumente und Datenquellen. Ziel ist es, Informationen schneller bereitzustellen und Mitarbeitende bei wiederkehrenden Aufgaben zu unterstützen.
Gerade Veranstaltungsunternehmen verfügen über umfangreiche Informationen zu Raumkapazitäten, technischen Ausstattungen, Bestuhlungs- und Betischungsvarianten, Sicherheitskonzepten oder Veranstaltungsrichtlinien. Diese Daten sind häufig auf unterschiedliche Dokumente und Systeme verteilt oder an einzelne Mitarbeiter gebunden. Die Suche nach den benötigten Informationen nimmt dadurch Zeit in Anspruch.
Technisch basiert dieser Ansatz häufig auf sogenannten Retrieval-Augmented-Generation-Systemen, kurz RAG. Dabei greift das Sprachmodell gezielt auf freigegebene Unternehmensdaten zu und erstellt daraus Antworten in natürlicher Sprache. Im Unterschied zu klassischen FAQ-Systemen können Nutzer Fragen frei formulieren und erhalten passende Informationen aus den hinterlegten Wissensquellen.
Ein Beispiel für den Einsatz dieser Technologie liefert das Congress Center Böblingen Sindelfingen. Das Unternehmen nutzt seit Anfang 2025 einen KI-gestützten Chatbot für interne Prozesse. Die Lösung basiert auf ChatGPT-4o in Verbindung mit einer RAG-Architektur und greift ausschließlich auf freigegebene interne Wissensquellen zu.
Mitarbeiter können innerhalb weniger Sekunden Informationen zu Raumgrößen, Kapazitäten, Bestuhlungsvarianten oder weiteren veranstaltungsrelevanten Themen abrufen. Dadurch verkürzen sich Recherchezeiten, während Antworten einheitlicher bereitgestellt werden. Gleichzeitig wird vorhandenes Wissen unabhängig von einzelnen Mitarbeitern verfügbar.
Der Chatbot wird zunächst ausschließlich intern eingesetzt. Damit sollen Datenschutz, Datensicherheit und die Qualität der Antworten überprüft werden. Erst anschließend kommt ein möglicher Einsatz für Veranstalter in Betracht. Gerade in der Veranstaltungswirtschaft, in der regelmäßig sensible Kunden- und Veranstaltungsdaten verarbeitet werden, spielen rechtliche und organisatorische Anforderungen beim Einsatz von KI eine zentrale Rolle.
Mit Blick auf die weitere Entwicklung werden zusätzliche Einsatzmöglichkeiten erwartet. Digitale Assistenten könnten künftig Veranstaltern rund um die Uhr Informationen zu Raumkapazitäten, Technik oder Serviceleistungen bereitstellen, Angebote vorbereiten oder Besucher bei der Orientierung unterstützen. Das Beispiel des Congress Centers Böblingen Sindelfingen zeigt, dass der Nutzen von KI im Venue-Management derzeit vor allem in der Optimierung bestehender Arbeitsprozesse liegt. Der schnelle Zugriff auf internes Wissen kann Rechercheaufwand reduzieren, Abläufe beschleunigen und die Bearbeitung von Anfragen unterstützen.
