Die Berliner Agentur Beeftea hat die gezielte Vorbereitung von Speakern als Leistungsbaustein in die Eventplanung integriert. Hintergrund: Bei Veranstaltungen wird sehr viel Zeit in Dramaturgie, Inhalte, Bühne, Technik und Gestaltung investiert. Am Ende sind es aber Menschen, die Informationen, Botschaften und Ziele auf der Bühne transportieren müssen. Sie vermitteln Strategien, erklären Veränderungen oder sollen Kunden und Mitarbeiter für ein Thema gewinnen.
Dazu Andreas Grunsky von Beeftea: „Deshalb betrachten wir den Auftritt eines Speakers nicht isoliert von der übrigen Planung. Wenn wir eine Veranstaltung konzipieren, müssen wir auch berücksichtigen, wie die Botschaften auf der Bühne tatsächlich beim Publikum ankommen. Viele Events haben hier ein Defizit, obwohl hier gerade ein sehr großer Hebel für den Erfolg der Veranstaltung liegt.“
Über das Thema haben wir mit Beeftea-CEO Andreas Grunszky und Nina Langer, CEO vom Institute of Voices gesprochen. Sie ist Voice-Präsentationscoach und unterstützt die die Agentur bei der Speaker-Vorbereitung.
BlachReport: Was bedeutet Speaker-Vorbereitung bei Beeftea konkret?
Andeas Grunsky: Es geht nicht darum, einen Vortrag bis ins letzte Detail zu inszenieren oder einem Speaker eine bestimmte Rolle vorzugeben. Im Gegenteil: Ziel ist ein glaubwürdiger Auftritt, der zur Person, zur Botschaft und zum jeweiligen Format passt. Im Mittelpunkt stehen Stimme, Körpersprache, Präsenz und die Vermittlung der zentralen Botschaften. Entscheidend ist, dass diese Arbeit frühzeitig mit der inhaltlichen und dramaturgischen Planung verbunden wird.
BlachReport: Warum reicht eine gute inhaltliche Vorbereitung nicht aus?
Nina Langer: Fachliche Kompetenz und kommunikative Wirkung sind zwei unterschiedliche Fähigkeiten. Viele Speaker arbeiten sehr intensiv an ihren Folien und Formulierungen. Wie sie stehen, atmen und sprechen oder wie ihre Stimme unter Druck reagiert, wird dagegen häufig erst spät berücksichtigt. Auf einer großen Bühne kann das dazu führen, dass vorhandene Kompetenz nicht so sichtbar und hörbar wird, wie sie sein könnte. Genau hier setzt die Vorbereitung an.
BlachReport: Wann sollte dieser Prozess beginnen?
Nina Langer: Möglichst nicht erst bei der Generalprobe. Bei wichtigen Auftritten sollte die Speaker-Vorbereitung bereits mehrere Wochen vor der Veranstaltung berücksichtigt werden. Je nach Format kann der Vorlauf auch länger sein. Zunächst geht es um grundlegende Fragen: Wer sitzt im Publikum? Welche Botschaft soll hängen bleiben? Welche Reaktion soll ausgelöst werden? Daraus ergeben sich Anforderungen an Inhalt, Dramaturgie und Auftritt. So wird die Speaker-Vorbereitung zu einem Bestandteil der Gesamtinszenierung und nicht zu einer kurzfristigen Korrekturmaßnahme.
BlachReport: Muss dafür jeder Speaker ein umfangreiches Coaching absolvieren?
Andreas Grunsky: Nein. Der Bedarf ist individuell. Ein erfahrener Vorstand, der regelmäßig vor großem Publikum spricht, benötigt möglicherweise nur ein gezieltes Sparring für eine bestimmte Situation. Andere Speaker profitieren von einer intensiveren Vorbereitung. Wichtig ist zunächst, überhaupt einen Blick auf die Wirkung zu werfen. Audio- und Videoaufnahmen können beispielsweise helfen, die Eigenwahrnehmung mit der Außenwirkung abzugleichen.
Nina Langer: Die meisten Menschen haben sich noch nie systematisch damit beschäftigt, wie sie auditiv und visuell wirken. Deshalb arbeite ich mit Aufzeichnungen. Damit lassen sich Stimme, Körpersprache und Präsenz konkret analysieren. Das Training soll dabei nicht dazu führen, dass jemand ‚trainiert‘ klingt. Es geht darum, die eigene Stimme und Persönlichkeit auch unter anspruchsvollen Bedingungen sicher einsetzen zu können.
BlachReport: Welche Rolle spielt dabei der Veranstaltungsraum?
Nina Langer: Eine große. Ein Bühnenraum funktioniert anders als ein Besprechungsraum. Deshalb trainiere ich mit Speakern nach Möglichkeit auch dort, wo sie später auftreten. Man kann den Raum kennenlernen, Standpunkte ausprobieren und erfahren, wie die eigene Stimme darin funktioniert. Das gilt auch beim Einsatz von Mikrofonen. Wer den Raum vorher erlebt hat, muss sich beim eigentlichen Auftritt nicht mehr gleichzeitig an die Umgebung und an die Vortragssituation gewöhnen.
BlachReport: Was verändert sich unter Stress?
Nina Langer: Unter Druck wird die Stimme bei vielen Menschen höher oder enger, das Sprechtempo steigt und die Atmung wird flacher. Häufig nehmen auch Füllwörter wie zum Beispiel ‚ähm‘, ‚und‘, ‚also‘ zu. Das Publikum kann diese Signale wahrnehmen, selbst wenn es sie nicht bewusst analysiert. Vorbereitung bedeutet deshalb auch, Techniken für Stimme, Atmung und Präsenz so zu trainieren, dass sie in einer Stresssituation verfügbar bleiben. So gewinnt man Sicherheit für den Moment, in dem es darauf ankommt. Wer diese Grundlagen beherrscht, bleibt auch unter Druck handlungsfähig und authentisch.
BlachReport: Wie lässt sich das in die Abläufe einer Eventproduktion integrieren?
Andreas Grunsky: Idealerweise parallel zur Entwicklung von Content und Dramaturgie. Wenn beispielsweise eine Townhall geplant wird, reicht es nicht, Präsentationen einzusammeln und kurz vor der Veranstaltung eine technische Probe anzusetzen. Wir können frühzeitig betrachten, welche Personen welche Funktion im Ablauf übernehmen, welche Botschaften sie vermitteln und welches Format dafür geeignet ist. Daraus lässt sich ableiten, wo Unterstützung sinnvoll ist. Später folgen Proben unter möglichst realistischen Bedingungen.
BlachReport: Gilt das nur für klassische Bühnenauftritte?
Andreas Grunsky: Nein. Gerade hybride Veranstaltungen haben die Anforderungen erweitert. Führungskräfte müssen heute auf einer großen Bühne, vor einer Kamera, in einem Interview oder in einem hybriden Setting funktionieren. Diese Situationen unterscheiden sich erheblich.
Nina Langer: Vor einer Kamera fehlt beispielsweise die unmittelbare Reaktion des Publikums. Sie gibt keine Energie zurück. Gleichzeitig ist in digitalen Formaten oft nur der Oberkörper zu sehen. Dadurch gewinnt die Stimme zusätzlich an Bedeutung. Eine Keynote wiederum verlangt andere Fähigkeiten als ein Panel oder ein Live-Interview. Deshalb gibt es keine Vorbereitung, die unverändert auf jedes Format übertragen werden kann.
BlachReport: Was bedeutet diese Entwicklung für Agenturen?
Andreas Grunsky: Unser Verständnis von Livekommunikation wird breiter. Eine Veranstaltung besteht nicht nur aus dem Raum, dem Programm und der technischen Umsetzung. Entscheidend ist das Zusammenspiel aller Elemente. Wenn ein Unternehmen eine wichtige Botschaft vermitteln will, ist der Speaker Teil dieses Kommunikationssystems. Deshalb ist es aus unserer Sicht konsequent, auch dessen Vorbereitung als möglichen Leistungsbaustein anzubieten.
BlachReport: Gibt es einfache Maßnahmen, die Speaker unmittelbar vor ihrem Auftritt nutzen können?
Nina Langer: Körper aktivieren, Atmung beruhigen und Stimme aufwärmen. Außerdem sollte ein Speaker wissen, was er bei seinem Publikum bewirken möchte. Ich empfehle, diese innere Haltung in einem Satz zu formulieren. Wer sein Ziel klar benennen kann, hat eine bessere Grundlage für einen fokussierten Auftritt. Unmittelbar vor dem Auftritt sollte außerdem genügend getrunken und vermieden werden, völlig unvorbereitet mit kalter Stimme auf die Bühne zu gehen.
BlachReport: Wird Speaker-Coaching mit dem zunehmenden Einsatz Künstlicher Intelligenz künftig weniger wichtig?
Nina Langer: Eher verändern sich die Möglichkeiten der Vorbereitung. Künstliche Intelligenz kann als Sparrings- und Trainingspartner eingesetzt werden. Gleichzeitig bleiben Ausstrahlung, Vertrauen und die persönliche Verbindung zwischen Menschen wesentliche Faktoren gesprochener Kommunikation. Gerade wenn synthetische Stimmen und automatisiert erzeugte Inhalte alltäglicher werden, dürfte die Frage an Bedeutung gewinnen, ob jemand mit einer erkennbaren persönlichen Haltung spricht.
BlachReport: Was ist aus Sicht von Beeftea der wichtigste Effekt, wenn Speaker-Vorbereitung von Beginn an Bestandteil der Eventplanung ist?
Andreas Grunsky: Die verschiedenen Ebenen einer Veranstaltung lassen sich besser miteinander verbinden. Inhalt, Dramaturgie, Raum, Technik und die Menschen auf der Bühne werden nicht getrennt voneinander entwickelt. Speaker-Vorbereitung ist für uns deshalb kein kosmetischer Schritt kurz vor dem Auftritt. Sie kann dazu beitragen, dass die kommunikative Zielsetzung einer Veranstaltung konsequenter umgesetzt wird. Wer in eine Bühne und deren Inszenierung investiert, sollte auch berücksichtigen, wie die Menschen vorbereitet werden, die diese Bühne mit Inhalt füllen.
BlachReport: Vielen Dank für die Beantwortung unserer Fragen.
