Der Veranstaltungssommer steht in den Startlöchern: Festivals und Events füllen in den kommenden Monaten die Bühnen. Für Veranstalter beginnt damit eine der intensivsten und wirtschaftlich wichtigsten Phasen des Jahres. Doch wo viele Menschen, komplexe Technik, enge Zeitpläne und zunehmend unberechenbare Wetterlagen zusammenkommen, steigt auch das Risiko, dass eine Veranstaltung verschoben, abgebrochen oder ganz abgesagt werden muss. Hier empfiehlt Christoph Repolust – Risikoexperte von der Wiener GrECo Gruppe – Veranstaltern, Absicherungen bereits in der frühen Planungsphase mitzudenken.
„Veranstaltungen sind ein bedeutender Wirtschaftsfaktor für den Standort Österreich. Viele Veranstalter planen monatelang auf einen bestimmten Termin hin. Wenn dann kurz vor Beginn ein Unwetter aufzieht oder eine zentrale Person ausfällt, geht es nicht nur um organisatorischen Mehraufwand, sondern sehr schnell um hohe finanzielle Verpflichtungen“, so Christoph Repolust. „Gerade deshalb sollte Versicherungsschutz nicht als letzter Punkt auf der Checkliste verstanden werden, sondern bereits als wichtiger Teil in der Planungsphase.“
Ob Gewitterfront kurz vor Einlass, Strom- oder Technikausfall während des Aufbaus oder die Absage eines Hauptacts: Die Gründe für Veranstaltungsausfälle sind vielfältig und die finanziellen Folgen können erheblich sein. Bereits angefallene Kosten, Rückerstattungen von Tickets, vertragliche Verpflichtungen gegenüber Künstlern, Dienstleistern oder Sponsoren sowie entgangene Einnahmen können Veranstalter belasten. Je größer die Veranstaltung, desto weitreichender können die wirtschaftlichen Folgen einer Absage oder Verschiebung sein.
Veranstaltungsausfallversicherungen sind laut Repolust meist als sogenannte Allgefahrendeckung konzipiert. Das bedeutet: grundsätzlich sind alle Ereignisse versichert, die nicht ausdrücklich ausgeschlossen sind – etwa eine Absage, Verschiebung oder der Abbruch einer Veranstaltung. Je nach Bedarf können unter anderem Rückerstattungen von Eintrittsgeldern, bereits geleistete Zahlungen, Gagen für Künstler, Mehrkosten durch Verschiebungen oder entgangener Gewinn abgesichert werden. „Es gibt keine Standardlösung, die für jedes Festival, jede Messe oder jedes Kulturformat gleichermaßen passt. Entscheidend ist, die konkreten Risiken frühzeitig zu analysieren: Welche Abhängigkeiten gibt es? Welche Kosten fallen bereits vor dem Event an? Welche vertraglichen Verpflichtungen bestehen? Und welche Ereignisse würden die Durchführung tatsächlich gefährden? Erst daraus ergibt sich ein sinnvoller Versicherungsschutz“, erklärt Repolust weiter.
Aus Sicht des Risikoexperten ist vor allem der Zeitpunkt entscheidend. Wer sich erst wenige Wochen oder Tage vor Veranstaltungsbeginn mit Versicherungsschutz beschäftigt, riskiert eingeschränkte Möglichkeiten, Deckungslücken oder unnötige Mehrkosten. Sinnvoll sei es daher, Ausfallrisiken bereits in der frühen Projekt- und Budgetphase mitzudenken – insbesondere bei Veranstaltungen mit hohen Vorlaufkosten, internationalen Acts, komplexer Technik oder starker Wetterabhängigkeit.
Neben Lösungen für Veranstalter gewinnen auch Absicherungsangebote für Besucher an Bedeutung. So konnte GrECo in Kooperation mit den Bregenzer Festspielen bereits 2024 eine digitale Ticket-Refund-Lösung umsetzen: Kunden können zusätzlich zum Ticket eine Versicherung abschließen und erhalten den Ticketpreis rückerstattet, wenn sie selbst aus versicherten Gründen nicht an der Veranstaltung teilnehmen können. Damit wird Absicherung zunehmend Teil des Serviceangebots gegenüber dem Publikum.
