Die aktuellen Tagungstrends wollte BWH Hotels Central Europe in einer MICE-Branchenumfrage herausfinden: Schnellere Reaktionszeiten bei Angebotsanfragen, ein leichtes Plus von 3,92 Prozent im zu erwartenden Gesamtbuchungsvolumen und ein klares „Ja“ zu Präsenzveranstaltungen nennt die Hotelgruppe nun als Ergebnis.
Nach den Veränderungen von 2024 auf 2025 und den Entwicklungen in der Zukunft befragt wurden für die Studie 250 Unternehmen aus den Marktsegmenten Tagungsplanung, Messe, Event und Reisen. Auch buchende Unternehmen aus den Bereichen Industrie, Handel, Finanzen und Pharma wurden befragt. Das Gesamtbild stimmt laut BWH Hotels optimistisch und zeigt nach den tiefgreifenden Einschnitten der Corona-Jahre einen Aufwärtstrend.
Ein eindeutiges Bild zeichnet die Frage nach der Veranstaltungsart: Hier geht der Trend mit 78 Prozent zu Veranstaltungen in Präsenzform, lediglich acht Prozent der Befragten präferieren digitale Formate und zwölf Prozent hybride. Als zukünftige Tagungsorte gebucht werden in 58 Prozent der Fälle Tagungshotels und in rund zwölf Prozent Eventlocations. Inhouse-Räumlichkeiten in Unternehmen direkt finden in rund 20 Prozent Verwendung. Beim Blick auf die geplanten Teilnehmerzahlen nehmen rund 42 Prozent Veranstaltungen bis 25 Personen ein, gefolgt von 35 Prozent zwischen 26 und 50 Teilnehmern.
An der Gruppengröße orientiert sich der Umfrage zufolge auch der Buchungszeitraum. Je kleiner die Gruppe ist, desto kurzfristiger wird gebucht: bis 25 Personen in der Regel drei Monate vorher, darüber beträgt der Buchungsvorlauf acht bis zwölf Monate. Sehr kurz sind die von Tagungshotels- und locations erwarteten Reaktionszeiten zur Angebotserstellung: 65 Prozent der Tagungsplaner oder direkt buchenden Unternehmen erwarten ein Angebot innerhalb von 24 Stunden. Gebucht wird von 84 Prozent der Betragten direkt im Tagungshotel, 16 Prozent nehmen den Weg über einen Event- oder Tagungspartner.
„Die Ergebnisse unserer BWH-Umfrage unterstreichen eine klare Entwicklung, die für Hotels mit Tagungskapazitäten von großer Bedeutung ist“, erklärt Thomas Zubac, Director MICE & Group Sales bei BWH Hotels Central Europe. „Der Trend geht zu persönlicheren Präsenzveranstaltungen mit kurzen Vorlaufzeiten und hohen Erwartungen an die Reaktionsgeschwindigkeit. Für die Hotellerie bedeutet das: Flexibilität, Schnelligkeit und maßgeschneiderte Angebote sind entscheidende Erfolgsfaktoren.“
Als größte Herausforderung der Zukunft sehen 75 Prozent der Befragten steigende Kosten, gefolgt von Budgetreduzierungen, der Verfügbarkeit von Tagungshotels und Eventlocations sowie einem Personalmangel in internen Veranstaltungsabteilungen. Rund 50 Prozent der Umfrageteilnehmer geben an, dass das Budget pro Veranstaltung und die Anzahl der Veranstaltungen reduziert wurden. Bei 23 Prozent bleibt das Veranstaltungsbudget unverändert und rund drei Prozent haben ihr Budget und ihre Investitionen erhöht.
