eBrain will mit seinem KI-zentrischen Teilnehmer- und Eventmanagement-System den organisatorischen Aufwand bei Veranstaltungen senken. Das Unternehmen nennt Einsparungen von bis zu 70 Prozent bei administrativen Aufgaben und bis zu 50 Prozent bei operativen Kosten. Zudem sollen sich mit den verfügbaren Ressourcen bis zu dreimal so viele Events umsetzen lassen. Diese Angaben beruhen auf ausgewählten Kunden- und Implementierungsergebnissen und sind laut eBrain nicht auf jeden Einsatz übertragbar. Die genannten Kosteneinsparungen betreffen den operativen Aufwand, nicht das gesamte Veranstaltungsbudget.
Grundlage des Systems ist eine Künstliche Intelligenz, die Projektanlage, Bedienung und Datenverarbeitung über den Veranstaltungsprozess hinweg miteinander verknüpft. Ein bestehendes Briefing kann als Eingabe dienen, auf deren Basis die Software ein vollständiges Projekt anlegt. Anschließend prüft das Team die Angaben und kann sie ergänzen oder bearbeiten. Aus den hinterlegten Informationen lässt sich auch die Veranstaltungswebsite KI-gestützt erstellen. Änderungen an Teilnehmerdaten werden in den verbundenen Ansichten übernommen, wodurch manuelle Abgleiche reduziert werden sollen.
Als zentrale Schnittstelle für die tägliche Arbeit dient der KI-Guide „Emily“. Er legt Projekte an, beantwortet Fragen zum Bearbeitungsstand, erläutert nächste Schritte und übernimmt unterstützende Aufgaben innerhalb der Anwendung. Diese Hilfestellungen sollen es auch weniger erfahrenen Mitarbeitern ermöglichen, operative Tätigkeiten auszuführen. Fachliche Entscheidungen und die Verantwortung für die Ergebnisse verbleiben beim Team.
Für Agenturen schafft die Automatisierung zusätzliche Kapazitäten und vergrößert den wirtschaftlichen Spielraum bei der Projektabwicklung. In Unternehmen können Eventteams die frei werdende Zeit für Inhalte, Kommunikation und die Betreuung der Gäste nutzen. Erfahrene Eventmanager sollen von wiederkehrenden Routineaufgaben entlastet werden und sich stärker auf Beratung, Konzeption und komplexe Abstimmungen konzentrieren können.
Wie die einzelnen Funktionen bei der Organisation von Teilnehmern und Eventprozessen ineinandergreifen, zeigt eBrain in einem Webinar anhand eines konkreten Veranstaltungsbriefings.
