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VDVO über die Herausforderungen für Veranstaltungsplaner

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Der Verband der Veranstaltungsorganisatoren (VDVO) hat seine Mitglieder befragt, welchen Herausforderungen sich Veranstaltungsplaner aktuell stellen müssen. Die Antworten zeichnen ein überwiegend optimistisches Bild. Dabei wurde deutlich, dass trotz der anhaltenden Corona-Thematik und der zeitgleich stattfindenden Energiekrise die meisten Veranstaltungsplaner durchaus zuversichtlich ins Jahr 2023 schauen.

87% aller Befragten erwarten 2023 gleich viel oder mehr Veranstaltungen als 2022. 64% gaben sogar an, gleich viele oder mehr Veranstaltungen als 2019 zu planen.

„Nach zweieinhalb Jahren Einschränkungen bei Veranstaltungen stehen fast keine gesetzlichen Restriktionen für das kommende Jahr an. Wenn wir uns an das erste Quartal 2022 zurückerinnern, dann haben Corona-Maßnahmen die Veranstaltungsplanung erschwert und die Bereitschaft der Kunden war noch auf niedrigem Niveau. Im Messekalender 2023 findet man hingegen allein für das erste Quartal mehr als 300 Messen“, so Thorsten Schwartz, Geschäftsführer beim VDVO.

Viele der Befragten gaben an, dass Gäste oder Besucher von Veranstaltungen ein verändertes Verhalten gegenüber der Zeit vor Corona zeigen. Die Verbindlichkeit der Teilnehmer hat stark nachgelassen, kurzfristige Stornos oder gar No-Shows nehmen stark zu.

Auf die Frage, inwiefern die gestiegenen Energiekosten die Veranstaltungsplaner bei ihrer täglichen Arbeit beeinflussen, sehen mehr als zwei Drittel in den Location- und Bewirtungskosten die größte Herausforderung. Aber auch die höheren Reisekosten spielen eine große Rolle. Hier weichen Unternehmen häufiger auf online, hybrid oder dezentrale Veranstaltungen aus. Bei der letzten VDVO-Umfrage Anfang 2021 wurde ein Anstieg von 120 Prozent bei den hybriden Meetings zwischen der Zeit vor Corona und Ende 2020 festgestellt. Diese Art von Meetings wird in Zukunft weiter zunehmen, gerade auch unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit. Positiv lässt sich jedoch festhalten, dass aktuell nur 31 Prozent über keine oder geringere Budgets klagen.

Immerhin noch 70 Prozent aller Befragten wünschen sich flexiblere Stornobedingungen. 42 Prozent sagen, dass die Coronapolitik beziehungsweise die Angst vor Ansteckung während hoher Fallzahlen sie bei ihrer täglichen Arbeit beeinflussen. Mit einem Wechsel von der Livepräsenz zur Onlinepräsenz sowie der Ausrichtung von dezentralen Events haben viele der Befragten zu „kämpfen“. Und die Verschiebung von Veranstaltungen vom Winter in die wärmere Jahreszeit führt bei vielen Veranstaltungsplaner zu periodisch höherer Arbeitsbelastung.

„Glücklicherweise geht die Tendenz langsam wieder dahin, dass die Veranstaltungen nicht ausschließlich nur in die warmen Monate gepresst werden. Derzeit erleben wir, wie Corona nicht mehr den Einfluss in der Buchungsentscheidung hat wie noch vor einigen Monaten. Nichtsdestotrotz sorgt das veränderte Buchungsverhalten für mehr Kurzfristigkeit, was unter Berücksichtigung des Personalmangels eine zusätzliche Herausforderung darstellt. Das sorgt zusätzlich zu der Inflation ebenfalls für enorme Anpassungen in der Preisgestaltung auf Seiten der Leistungsträger“, so Bernd Fritzges vom VDVO.

In Gesprächen mit Mitgliedern des VDVO wurde immer wieder das Thema Nachhaltigkeit als herausfordernd genannt. Das gab den Anlass, diesen wichtigen Punkt in der Umfrage zu berücksichtigen. Überrascht hat dann aber, dass für 40 Prozent der befragten Veranstaltungsplaner das Thema Nachhaltigkeit keinen Einfluss auf den Planungsalltag hat.