Mit event it NEO stellt die event it AG eine neue Plattform für das integrierte Management von Veranstaltungen vor. Die in Hannover entwickelte Software begleitet Projekte von der Einladung und Registrierung über die Gästebetreuung und den Check-in bis zur Auswertung. Dabei verbindet event it mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation mit digitalen Funktionen und KI-Unterstützung.
Die Plattform führt unterschiedliche Aufgaben in einer zentralen Arbeitsumgebung zusammen. Veranstalter und Agenturen können Teilnehmerdaten, Buchungen, Kommunikation und operative Abläufe projektbezogen steuern. Der modulare Aufbau ermöglicht es, Funktionen nach Bedarf zu aktivieren und die Software an unterschiedliche Veranstaltungsformate anzupassen.
event it NEO ist für Events mit 50 bis 50.000 Teilnehmern ausgelegt. Zum Funktionsumfang gehören individuell gestaltbare Anmeldeseiten mit Drag-and-Drop-Editor, eigener Domain und Kunden-CI, Ticketing, E-Mail-Kommunikation sowie Hotel- und Workshop-Buchungen. Hinzu kommen Check-in, Badge-Druck, Speaker-Management, Personalplanung, Abrechnung und Reporting. Die Module lassen sich entsprechend den Anforderungen einzelner Projekte zusammenstellen und buchen.
Ein Schwerpunkt liegt auf der Verknüpfung sämtlicher Projektphasen. Informationen aus der Registrierung stehen berechtigten Teams unmittelbar für die weitere Organisation zur Verfügung. Zusagen, Buchungen und Check-ins können während der Veranstaltung verfolgt und die erfassten Daten anschließend für Auswertungen genutzt werden.
Eine Besonderheit ist der integrierte KI-Assistent. Er beantwortet Fragen zu Teilnehmern, Projekten, Zahlungen oder dem aktuellen Check-in-Status in natürlicher Sprache. Anwender müssen dafür weder Filter definieren noch eigene Reports erstellen. Der Zugriff erfolgt innerhalb der jeweiligen Projektberechtigungen und unter Berücksichtigung der Trennung von Kundendaten. Änderungen an Gästedaten erfordern eine ausdrückliche menschliche Freigabe nach dem Prinzip „Human in the Loop“.
Nach Angaben von event it sind bereits mehr als 40 KI-Funktionen produktiv im Einsatz. Sie unterstützen unter anderem bei der Aufbereitung von Inhalten, beim Datenimport und bei organisatorischen Routineaufgaben. Welche Funktionen genutzt werden, richtet sich nach den Anforderungen des jeweiligen Projekts.
Die mandantenfähige Plattform verfügt über ein differenziertes Rollen- und Berechtigungssystem. Teilnehmerdaten werden laut event it in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main gespeichert. Für KI-Anwendungen gelten abgestufte Freigaben. Neue Nutzerzugänge sind zunächst so eingerichtet, dass keine Kunden- oder personenbezogenen Daten durch KI verarbeitet werden.
Die Benutzeroberfläche steht in Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch zur Verfügung. Auch Gästeseiten lassen sich mehrsprachig gestalten. Ergänzend zur Software übernimmt event it auf Wunsch operative Leistungen von der Projektleitung bis zur personellen Betreuung des Check-ins.
Entwickelt wurde event it NEO auf Grundlage der eigenen Projektpraxis. Mit den Vorgängerlösungen hat das Unternehmen nach eigenen Angaben bislang rund 12.000 Veranstaltungen mit mehr als einer Million Teilnehmern betreut. Die neue Plattform bündelt diese Erfahrungen in einem modularen System, das einzelne Aufgaben ebenso wie das vollständige Veranstaltungsmanagement unterstützt.
Für Interessenten bietet event it individuelle Demo-Webinare an. Die Anmeldung ist online möglich.
