Leonardo Hotels Central Europe hat die Angebotsprozesse im Convention Sales digitalisiert und dafür das cloudbasierte System Proposales unternehmensweit eingeführt. Ziel ist es, die Bearbeitung von Veranstaltungsanfragen zu beschleunigen und die Steuerung des Meetings- und Eventgeschäfts stärker datenbasiert auszurichten. Nach Angaben des Unternehmens konnte die Bearbeitungszeit für Angebote in einem Pilotprojekt um rund 50 Prozent reduziert werden. Gleichzeitig stieg die Buchungsquote im Angebotsprozess um zwölf Prozent.
Getestet wurde die Lösung im vergangenen Jahr in den Häusern in Augsburg, Nürnberg, Ulm und Mannheim. Seit Anfang 2026 wird das System in allen Hotels von Leonardo Hotels Central Europe eingesetzt. Die Business Unit Benelux arbeitet bereits seit 2022 mit der Plattform.
Ziel ist es, die täglich bis zu 800 eingehenden Anfragen effizienter zu verarbeiten und die Reaktionsgeschwindigkeit des 90-köpfigen Teams im Meetings- und Events-Bereich deutlich zu erhöhen. Für seine fast 500 Konferenzräume mit über 36.000 Quadratmetern Fläche sowie rund 26.000 jährlichen Events setzt Leonardo Hotels damit auf eine skalierbare und digitale Lösung für ein stetig wachsendes Veranstaltungsvolumen.
Im klassischen Veranstaltungsvertrieb werden Informationen zu Zimmerkontingenten, Tagungspauschalen, Verfügbarkeiten sowie Storno- und Zahlungsbedingungen häufig in umfangreichen Dokumenten zusammengeführt. Das neue System ersetzt diese überwiegend manuelle Bearbeitung durch eine standardisierte Angebotslogik. Relevante Informationen werden strukturiert gebündelt und in einem einheitlichen Format bereitgestellt. Ergänzend können visuelle Inhalte wie Bilder und Videos eingebunden werden, um Veranstaltungsflächen und Hotels darzustellen.
Nach Angaben von Leonardo Hotels trägt die Digitalisierung vor allem zu schnelleren Reaktionszeiten bei. Diese gelten im Meetings- und Eventgeschäft als wichtiger Faktor für die Vergabe von Veranstaltungen. Gleichzeitig sollen Angebote konsistenter erstellt und einfacher vergleichbar werden.
Ein weiterer Bestandteil der Plattform ist ein integriertes Reporting. Dabei werden Kennzahlen wie Angebotsvolumen, Reaktionszeiten, Kundeninteraktionen und Ablehnungsgründe auf Mitarbeiter-, Hotel- und Regionalebene erfasst. Die Daten sollen genutzt werden, um Prozesse auszuwerten und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
Auch die Arbeitsorganisation im Convention Sales verändert sich durch die Einführung. Standardisierte Arbeitsschritte werden automatisiert, wodurch Mitarbeiter mehr Zeit für individuelle Beratung und komplexere Anfragen erhalten sollen. In einer nächsten Ausbaustufe ist die Anbindung an das Veranstaltungssystem Optima Events geplant. Dadurch sollen Daten künftig automatisiert übertragen und weitere manuelle Zwischenschritte reduziert werden.
Leonardo Hotels Central Europe mit Sitz in Berlin bietet 125 Hotels in elf europäischen Ländern an. Das Unternehmen gehört zur Fattal Hotel Group, die mehr als 315 Hotels in 21 Ländern betreibt. Die Einführung von Proposales ist Teil einer umfassenderen Digitalisierungsstrategie des Unternehmens, die verschiedene Geschäftsbereiche umfasst.
