Unternehmen richten den Einkauf von Veranstaltungsleistungen neu aus. Das zeigen aktuelle Systemdaten von MICE Portal. Im Jahr 2025 versendeten Unternehmen ihre Anfragen im Schnitt an sieben Hotels und erhielten 2,7 Angebote, während knapp drei angefragte Häuser mangels verfügbarer Kapazitäten absagten. Entscheidungen entstehen damit zunehmend auf Basis strukturierter und vergleichbarer Angebote statt einzelner Abfragen.
Der Einkauf entwickelt sich vom Angebotsmarkt hin zu einem datenbasierten Entscheidungsmarkt. Einheitliche Parameter wie Raumkapazität, Catering, technische Ausstattung sowie Storno- und Zahlungsbedingungen schaffen eine Grundlage für direkte Vergleichbarkeit. Diese Struktur wirkt sich auf die Abschlussquoten aus: 84 Prozent der über die Plattform eingestellten Anfragen wurden 2025 gebucht, rund ein Drittel der abgegebenen Angebote führte zur Beauftragung.
Laut Geschäftsführerin Josephine Gräfin von Brühl erhöht die systematische Vergleichbarkeit die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses. 54 Prozent der Anfragen betreffen Meetings mit bis zu 20 Teilnehmern und verdeutlichen die Bedeutung standardisierter Prozesse im volumenstarken Kleingeschäft.
Parallel dazu werden Verhandlungen stärker systematisiert. Budgetgrenzen, Freigabeprozesse und Eskalationsmechanismen sind im System hinterlegt. Automatisierte Prüfungen greifen, wenn definierte Schwellenwerte überschritten werden. Einsparungen folgen klaren Regeln, während die Transparenz entlang des gesamten Prozesses an Bedeutung gewinnt.
Neben wirtschaftlichen Faktoren werden auch weitere Kriterien messbar integriert. Dazu zählen CO₂-Emissionen pro Teilnehmer, strukturierte Mengenplanung im Catering und die Auswahl regionaler Leistungen. Unternehmen definieren Anforderungen vorab, um bedarfsgerecht zu planen und Überproduktion zu vermeiden. Auch Aspekte wie Barrierefreiheit und Sicherheitsanforderungen werden systematisch erfasst und in die Auswahl einbezogen.
Auf dieser Grundlage treibt MICE Portal die Automatisierung voran. Ein KI-gestützter Agent übernimmt operative Aufgaben, legt Anfragen an und verarbeitet Anforderungen innerhalb bestehender Abläufe. Ziel ist eine nachvollziehbare, datenbasierte Steuerung von Entscheidungen.
