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Wie WienTourismus Veranstaltungen sicher durchführen will

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Das „neue Normal“ in der Veranstaltungs- und Tagungsbranche – mit der Wiener Tourismuskonferenz Ende September in der Hofburg sollte demonstriert werden, wie Events während der Pandemie sicher funktionieren können. 200 Gäste vor Ort und über 1.000 virtuelle Teilnehmer nahmen an der Hybrid-Veranstaltung teil, deren Präventionskonzept Vorreiter für zukünftige Events sein soll.

Um die Umsetzung einer sicheren Veranstaltungsstrategie zu gewährleisten, arbeitete WienTourismus drei Monate lang mit Prof. Hans-Peter Hutter, stellvertretender Leiter der Abteilung für Umwelthygiene und Umweltmedizin an der Medizinischen Universität Wien, an der Ausarbeitung eines umfassenden Präventions- und Sicherheitskonzepts.

Zentrales Element der Strategie war die schnelle Durchführung von Covid-19-Antigentests vor Ort, was eine detaillierte Vorbereitung und gut koordinierte logistische Maßnahmen erforderte. Hierzu wurden am Nachmittag des Veranstaltungstags zwei Teststraßen unmittelbar vor dem Eingang zum Kongresszentrum eingerichtet. Innerhalb von drei Stunden wurden alle 200 Gäste mittels Antigen-Schnelltest getestet, die Auswertung der Tests dauert maximal 15 Minuten, in den meisten Fällen wurde diese Zeitspanne unterschritten.

Besondere Aufmerksamkeit galt Verhaltensregeln, die eine sichere, gemeinsame Umgebung herstellten, einschließlich der üblichen Abstandmaßnahmen. Umgesetzt wurden diese mit Hilfe von Bodenmarkierungen, Plexiglasabtrennungen, Handdesinfektionsmittelstationen und zusätzlichen Luftfiltersystemen. Zudem galt eine Maskenpflicht. Im Kongresszentrum wurden den Gästen personalisierte Sitzplätze zugewiesen. Um einen Mindestabstand von einem Meter zu garantieren, waren die Sitze in einem Schachbrettmuster angeordnet, wobei die leeren Plätze für virtuelle Teilnehmer reserviert blieben.

Ebenso zentral für die Sicherheitsstrategie war die Gewährleistung der Kommunikation auf allen Ebenen. Teil des Präventionskonzepts war somit unter anderem ein eigener Covid-19-Beauftragter vor Ort, sowie auf die Event-Situation geschulte Mitarbeiter und Auftragnehmer. Die Teilnehmer wurden bereits im Vorfeld umfassend über alle getroffenen Vorsichtsmaßnahmen sowie Verhaltensregeln informiert.

Interessierte konnten die Konferenz via Live-Stream verfolgen und sich mittels digitalem Avatar in der virtuellen Version des Festsaals austauschen. Rund 1.000 Menschen sind der Aufforderung gefolgt. Sie hatten zudem die Möglichkeit für ein virtuelles Networking mit dem Wiener Tourismusdirektor Norbert Kettner und dem Tourismusberater und Keynote Speaker Doug Lansky.

„Die erfolgreiche Abhaltung der Wiener Tourismuskonferenz 2020 in der Wiener Hofburg stellt ein wichtiges Signal für den Meeting Standort Wien dar“, meint Christian Woronka, Leiter des Vienna Convention Bureau. Sein Fazit: „Die Einhaltung strenger Sicherheitsmaßnahmen und der Einsatz innovativer Maßnahmen ermöglichen die Durchführung physischer Tagungen auch unter den aktuell schwierigen Rahmenbedingungen.“

Info: www.wien.info