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Workshop Eventplattform: How to do virtual (1)

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Hybride Events erfahren pandemiebedingt einen enormen Entwicklungsschub und behalten laut zahlreicher Prognose in zu erwartenden Post-Corona-Zeiten ihren Stellenwert in der Veranstaltungswelt, denn die Kombination aus dem Besten zweier Welten hat sich inzwischen bewährt. Daher möchten viele am digitalen Boom teilhaben und die Vorteile hybrider Events für sich nutzen.

Manch ein Newcomer in der digitalen Eventwelt steht allerdings vor einer Fülle von Fragen: Wie kann ich meinen Event erfolgreich in hybrid umsetzen? Wie funktioniert die Technik und wie stabil ist sie? Wie trägt der Event am Ende die Handschrift meines Unternehmens? Wie lässt sich die erforderliche Nähe für meine Zielgruppe schaffen? Antworten finden sie zum Beispiel im Content Management System magnid und der intuitiven Handhabung dieses Tools für Corporate Events. Schritt für Schritt, ähnlich einem Bausatz, erarbeiten sie sich im Do it yourself-Verfahren die hybride Event-Welt und stellen fest: Erfolgreiche virtuelle Events müssen kein Zufallsprodukt sein.

Mit einem vierteiligen Workshop „How to do virtual“ präsentiert Tine Tripari vom BlachReport online die Meilensteine auf dem Weg dahin und hat sich dafür mit der Eventplattform von Magnid auseinandergesetzt. Der Start mit dem ersten Teil unter dem Aspekt Planung und Konzept und führt gleich zur ersten Fragestellung: Wie komme ich zu einem Plan beziehungsweise einer To-do-list für mein Projekt? Teil 2 greift die Vorbereitung, Teil 3 die Durchführung und Teil 4 die Nachbereitung auf.

Schon beim Ansehen der magnid Demo habe ich es gemerkt: Alles kann ganz einfach mit paar Klicks erledigt werden. Für magnid Newbies ist weder ein Download noch eine Installation nötig – weder beim Betrachten noch beim späteren Arbeiten mit dem Frontend.

Unkompliziert ist auch der Anfang meiner Partnerschaft mit Magnid – einfach angefragt über www.magnid.com und schnell gelistet. Damit genieße ich alle Vorzüge der neuen Partnerschaft, nehme an den angebotenen Trainings teil und erhalte eine Lizenz, mit der ich über sechs Wochen die komplette Erstellung einer Virtual Venue/eines Digital Events übe und das Tool auf Herz und Nieren prüfe – komplett kostenlos.

Magnid Übersicht
Workshop-Ablauf (Illustration: Magnid)

Um Tools, genauer um ihre Auswahl geht es beim ersten Teil unseres Workshops „How to do virtual“. Virtuelle Veranstaltungsorte bringen im Vergleich zu realen Räumen zahlreiche Vorteile wie die Erhöhung des Reach durch digitale Kommunikation, die individuelle Ausstattung, optimale Branding-Möglichkeiten, mehrfache Nutzbarkeit oder ein selbstbestimmtes Look & Feel mit sich.

Für eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung müssen vier Punkte abgearbeitet werden:

  1. Consulting/Concept
  2. Design/Branding
  3. Content/Production
  4. Projekt-Management

Zentraler Meilenstein auf dem Weg zum erfolgreichen virtuellen Event ist die Klärung der Fragen, welche Zielgruppe ich ansprechen will, welches Veranstaltungsziel ich erreichen muss, welche Plattform den individuellen Anforderungen entspricht und wie hoch mein Budget ist. Schließlich muss ich die Frage nach der Kernbotschaft klären und mir darüber klar werden, wie diese zu vermitteln ist. Die Fragen sind sowohl aus der Perspektive der Agenturen als auch aus der des Veranstalters zu betrachten.

Mit Blick auf die Zielgruppe sind Alter, Beziehung und Branche in Betracht zu ziehen. Technische Affinität, Benutzerfreundlichkeit und Art der Ansprache ist in punkto Alter zu beachten. Zu berücksichtigen ist die Beziehung unter dem Aspekt B2B oder B2C und auch die Frage, ob der Veranstalter seine Kunden bereits kennt. Hinsichtlich der Zielgruppenfrage spielt die Branche ebenfalls eine Rolle. Gibt es hier zum Beispiel Regularien wie Compliance-Vorschriften, die ich beachten muss?

Ganz oben auf meiner Checkliste steht die Frage nach dem Veranstaltungsziel. Was sind die Ziele, aus denen schließlich die Kernbotschaft resultiert? Will sie Leads generieren, Umsätze erzielen, Inhalte vermitteln, Bewusstsein schaffen oder Community/Relationships betreiben?

Wie lassen sich Ziele wie die Wissensvermittlung, Teambuilding oder Produktwerbung didaktisch vermitteln? Durch Virtual oder Augmented Reality wird beispielsweise das Produkt „anfassbar“, und eine Wissenvermittlung funktioniert heute gut durch die Übermittlung von Lerninhalten über Online-Games – eine Rangliste und Gewinne fördern Teilnahme und Wettbewerb. Teambuilding wird Wirklichkeit durch die Vernetzung der Teilnehmer, Virtual Speed-Dating, Aktivitäten wie QR Code Challenges oder Social Wall zum Posten von Fotos. Das kann mir magnid alles bieten, und zum Glück lässt sich das auch relativ einfach administrieren – selbst für Newcomer wie mich.

Nächster Meilenstein auf meinem Weg zum erfolgreichen und individuellen Hybrid-Event ist die Wahl der entsprechenden Plattform – basierend auf folgenden Kriterien:

  • die System-Kompatibilität/-Integration (u. a. API Integration)
  • Usability und Intuition (u. a. Self-Service-Möglichkeit)
  • Branding (Anpassbarkeit auf das Corporate Design)
  • Safety First und DSGVO-Konformität
  • Content-Konvergenz
  • Strategische Multichannel-Kommunikation
  • Personalisierbarkeit
  • Pricing und Belastbarkeit
  • 360° oder 2D
  • Multilingualität
  • Supportkonzept und Trainingsprogramm

Sämtliche Kriterien erfüllt die magnid Plattform, die auf der Proske-Entwicklung Virtual Venue basiert und eine Portfolio-Erweiterung für Agenturen darstellt – weil sie wahrscheinlich aus der Perspektive und Praxis einer Eventagentur entstand. Als KI-gestützte und cloudbasierte Veranstaltungsplattform bietet sie zahlreiche Optionen für praxisgerechte Digital- und Hybrid-Events und lässt sich vom Nutzer unter Integration aller Inhalte und Funktionalitäten exakt und individuell für unterschiedliche Anwendungen anpassen. Daraus resultiert auch die Antwort auf die Frage nach einer White-Label-Version, die nicht erforderlich erscheint, weil jeder Meilenstein auf dem Weg zum erfolgreichen Hybrid-Event individualisierbar ist und das Ergebnis immer einzigartig bleiben wird.

magnid Showroom
So könnte das Workshop Endergebnis aussehen . . . (Foto: Magnid)

Von Meilenstein zu Meilenstein wirft der Umgang mit der Technik und die Umsetzung des eigenen Projekts mitunter beim Anwender Fragen auf – beziehungsweise erstmal bei mir. Daher ist ein eventuell benötigter Support auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden abgestimmt und dementsprechend buchbar. Das ist gut zu wissen, wenn ich wirklich nicht mehr weiterkomme. Und magnid bietet mir zusätzlich ein Online-Knowledge für meine brennenden Fragen.

Mit der Definition der Zielgruppe, der Festlegung des Veranstaltungsziels, der Auswahl der Plattform und der Kernbotschaft beschäftigen wir uns in der kommenden Woche auf dem Weg zum erfolgreichen virtuellen Event. Dann muss ich mich mit der grafischen Umsetzung und der Produktion der Inhalte auseinandersetzen.

Mehr im Webcast über Eventplattformen.