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Konferenzorganisation mit Converia Virtual Venue

Seit kurzem steht Veranstaltern mit Converia Virtual Venue eine Gesamtlösung für virtuelle und hybride Tagungsformate zur Verfügung. Die Software soll das Wesen von Vor-Ort-Veranstaltungen mit den Vorzügen digitaler Konferenzen verbinden. Mit dem Produkt wird der Ansatz verfolgt, alle Funktionen für hybride und virtuelle Konferenzen in eine Software zu integrieren.

„Die Basis für die Entwicklung der Software bildeten die Ergebnisse einer von uns zu Beginn des Jahres durchgeführten Umfrage, bei der sich mehrere Hundert Konferenz-Veranstalter und -Teilnehmer zu ihren Wünschen und Anforderungen an eine virtuelle Tagung äußerten“, erklärt Christian Burger, Geschäftsführer der Lombego Systems GmbH.

Das Resultat beinhaltet alle aus Präsenzveranstaltungen bekannten Elemente, die auf einer Plattform zusammengefasst sind und sich über das Menü sofort erreichen lassen: Nutzer sehen sich die Sessions als Livestream oder Aufzeichnung an – und haben die Möglichkeit, sich aktiv am Konferenzgeschehen zu beteiligen. Das kann etwa in Form von Fragen an die Referierenden erfolgen, durch Beiträge im parallellaufenden Chat oder durch die Teilnahme an kurzen Umfragen. Kommunikation und das Vernetzen stehen auch bei den virtuellen Breakout-Sessions im Vordergrund, die Teilnehmer gemeinsam mit anderen starten können, um in kleinen Gruppen zu diskutieren. Die Suche nach Gesprächspartnern mit ähnlich gelagerten Interessen fällt durch gezielte Kontaktvorschläge leichter. Andere an der Konferenz teilnehmende Personen können direkt kontaktiert werden, um einen direkten Chat zu starten.

Sponsoren und Aussteller können in das Tagungsgeschehen eingebunden werden; diesen steht neben den virtuellen Auftritten auch die Option zur Verfügung, das Programm mitzugestalten und für Video-Meetings erreichbar zu sein. Veranstalter wissenschaftlicher Konferenzen können sogar ihre Posterausstellungen inklusive Chat und Video-Diskussionen mit den Autoren in der Virtual Venue durchführen.

Ein Problem löst zudem die optionale Anbindung der Virtual Venue an die hauseigene Konferenz-Software Converia, mit der unter anderem die Einrichtung der Online-Registrierung für die Veranstaltung erfolgt. So legen Veranstalter fest, wer welche Angebote buchen und später auf welche Inhalte in der Virtual Venue zugreifen kann. Alle Daten stehen somit jederzeit in ihrer aktuellen Form zur Verfügung, müssen nicht zwischen Anwendungen ausgetauscht und werden DSGVO-konform gehandhabt.

In der Praxis bewährt hat sich die Plattform schon: Neben der Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Parodontologie e.V. begleitete die Virtual Venue mit dem Herbstsymposium der Deutschen Gesellschaft für Medizincontrolling e.V. die größte deutsche Digitalkonferenz im Bereich Medizincontrolling sowie u.a. den Web-Kongress der Kassenärztlichen Bundesvereinigung #healsy20, an dem unter anderem Bundesgesundheitsminister Jens Spahn teilnahm.

Info: www.converia.de