Zu den Voraussetzungen, Vorgaben und Richtlinien für das Management von Events in der Pharma- und Healthcarebranche hat der BlachReport mit Larissa Steinbäcker, Co-CEO bei der Agentur Proske, gesprochen. Proske unterstützt seit vielen Jahren führende Pharma- und Life-Science-Unternehmen weltweit bei der Planung und Umsetzung strategischer, compliance-konformer Events.
BlachReport Welche Rolle spielt das Pharmasegment national und international für Proske?
Larissa Steinbäcker: Die Pharma- und Healthcare-Branche ist für uns ein echtes Kernthema – genau hier liegt unsere Stärke. Seit fast 40 Jahren begleiten wir führende Pharma- und Life-Science-Unternehmen weltweit bei der Planung und Umsetzung strategischer, compliance-konformer Events. Aktuell arbeiten wir im Rahmenvertrag mit acht der Top 20 Player – kurz gesagt: Pharma ist von Advisory Boards bis hin zu internationalen Kongressen definitiv unser Steckenpferd.
BlachReport: Wie unterscheidet sich das Eventmanagement in der Pharmabranche von anderen Branchen? Welche Besonderheiten sind zu beachten?
Larissa Steinbäcker: Das Eventmanagement in der Pharmabranche ist durch besonders strenge Regularien und Richtlinien geprägt. Anders als in anderen Branchen sind hier viele Prozesse stark reglementiert – vom Einladungsmanagement über die Auswahl von Veranstaltungsorten bis zur transparenten Offenlegung von Kosten. Darüber hinaus spielt der wissenschaftliche und medizinische Gehalt der Veranstaltungen oft eine größere Rolle. Wir achten daher nicht nur auf einen reibungslosen Ablauf, sondern unterstützen unsere Kunden auch intensiv bei der Compliance-konformen Umsetzung und schulen unsere Mitarbeiter auch regelmäßig entsprechend.
BlachReport: Welche Rolle spielen regulatorische Vorgaben und Compliance-Richtlinien bei der Planung pharmazeutischer Veranstaltungen – und wie geht das Team von Proske damit um?
Larissa Steinbäcker: Regulatorische Vorgaben wie der Efpia-Code, die FSA-Richtlinien oder landesspezifische Regularien wie der Sunshine Act sind fester Bestandteil jeder Planung. Unser Team arbeitet eng mit den Compliance-Abteilungen unserer Kunden zusammen, um diese Vorgaben nahtlos zu integrieren. Das betrifft zum Beispiel Genehmigungsprozesse, Budgetfreigaben und auch die HCP-Dokumentation, also für Healthcare Professionals, die in allen externen Veranstaltungen zu unseren Teilnehmern zählen.
BlachReport: Wie haben sich Veranstaltungen pharmazeutischer Unternehmen in den letzten Jahren verändert – insbesondere seit der Pandemie?
Larissa Steinbäcker: Regularien werden immer strikter. Ich sage immer, ich hätte meinen Job gern vor 30 Jahren gemacht, da hatte man noch deutlich mehr Spielraum. Heute müssen wir kreativ werden, um Veranstaltungen zu organisieren, die bei den Teilnehmern im Gedächtnis bleiben.
Die Pandemie war grundsätzlich ein starker Katalysator für Veränderungen. Digitale Formate haben einen enormen Bedeutungszuwachs erfahren. Viele Unternehmen haben erkannt, dass virtuelle und hybride Events nicht nur eine Notlösung sind, sondern echte strategische Vorteile bieten – etwa durch größere Reichweiten, bessere Datenanalyse oder geringere Reisekosten. Inzwischen sehen wir einen ausgewogenen Mix aus Präsenz-, Hybrid- und reinen Online-Events – je nach Zielgruppe, Thema und Zielsetzung.
BlachReport: Welche Eventformate sind derzeit in der Pharmabranche besonders gefragt und welche Rolle spielen dabei virtuelle oder hybride Veranstaltungen?
Larissa Steinbäcker: Besonders gefragt sind aktuell hybride Kongresse, virtuelle Advisory Boards sowie interaktive Trainingsformate. Diese Formate ermöglichen eine flexible Teilnahme und sind besonders effizient in der Ansprache internationaler Zielgruppen. Gleichzeitig steigt die Nachfrage nach personalisierten, datengetriebenen Eventerlebnissen. Unsere Plattformlösung magnid und AI-gestützte Tools helfen dabei, Engagement und Lernerfolg auch in virtuellen Räumen messbar zu machen.
BlachReport: Proske gilt als Vorreiter im Bereich strategisches Meeting Management. Wie profitieren die Pharmakunden von Proske konkret von diesem Ansatz?
Larissa Steinbäcker: Unser Strategic Meeting Management (SMM) bietet pharmazeutischen Unternehmen einen strukturierten, global skalierbaren Rahmen für ihre Veranstaltungsaktivitäten. Unser eigens entwickeltes KPI-Dashboard hilft uns zum Beispiel in der Planungsphase eines Events, komplexe Daten wie Reisedaten, Teilnehmerpräferenzen, CO2-Ausstoß oder historische Kosten mit wenigen Klicks zu analysieren. Unser Dashboard ist modular aufgebaut und individuell anpassbar – es visualisiert alle relevanten Erfolgskennzahlen in Echtzeit und schafft dadurch eine fundierte Entscheidungsbasis für unsere Kunden. Dadurch treffen wir Entscheidungen nicht nur schneller, sondern fundierter – etwa bei der Auswahl der bestmöglichen Destination für das nächste Meeting.
BlachReport: Inwiefern spielt Nachhaltigkeit bei pharmazeutischen Veranstaltungen inzwischen eine Rolle – und welche Lösungen bietet Proske dafür an?
Larissa Steinbäcker: Nachhaltigkeit gewinnt auch im Pharmabereich zunehmend an Relevanz – nicht zuletzt durch die ESG-Ziele vieler Unternehmen. Wir beraten unsere Kunden aktiv zu umweltfreundlichen Eventformaten, CO2-Kompensation, ressourcenschonender Logistik und nachhaltiger Lieferantenauswahl. Unsere Eventstrategien integrieren Umweltaspekte von Anfang an, und wir bieten Tools zur CO2-Berechnung sowie ‚Green Event Checklists‘, die die Umsetzung erleichtern. Auch unsere virtuellen Lösungen sowie unsere Partnerschaft mit Troop Travel tragen zur CO2-Reduzierung bei, bevor die Veranstaltung überhaupt beginnt.
BlachReport: Welche technologischen Entwicklungen sind relevant, wenn es um Veranstaltungen in der Pharmabranche geht?
Larissa Steinbäcker: Ich denke, die Entwicklungen sind branchenübergreifend sehr ähnlich. Künstliche Intelligenz steht klar im Fokus – Technologien wie Creative AI, KI-gestützte Teilnehmeranalysen, personalisierte Content-Ausspielung oder interaktive Plattformen verändern die Art, wie wir Events planen und umsetzen. Gleichzeitig gewinnen sichere Datenmanagementsysteme und die nahtlose Integration in bestehende CRM- und Compliance-Lösungen zunehmend an Bedeutung. Für unsere Kunden ist dabei Informationssicherheit zentral – daher ist die ISO 27001:2013 als internationaler Standard ein absolutes Muss für uns.
BlachReport: Abschließend gefragt: Welche Trends und Herausforderungen erwartet Proske für die nächsten Jahre im Eventmanagement für pharmazeutische Unternehmen?
Larissa Steinbäcker: Wir sehen mehrere Schlüsseltrends: Die weitere Digitalisierung von Events, die stärkere Integration von Nachhaltigkeit und der Ausbau datengetriebener Eventstrategien und somit ein vermehrter Fokus auf SMM. Gleichzeitig stellen steigende regulatorische Anforderungen und globale Krisen wie geopolitische Unsicherheiten oder Lieferkettenprobleme unsere Kunden vor neue Herausforderungen. Als Partner sehen wir unsere Aufgabe darin, proaktiv Lösungen zu entwickeln, die flexibel, skalierbar und compliance-konform sind – und dabei das Teilnehmererlebnis stets im Fokus behalten.
BlachReport: Vielen Dank für die Beantwortung unserer Fragen.
