Business-Events bleiben für Unternehmen im deutschsprachigen Raum ein wichtiges Kommunikationsinstrument, stehen zugleich aber stärker unter wirtschaftlichem Druck. Das zeigt die fünfte Invitario-Eventstudie. Für die Untersuchung wurden zwischen Juni und August 2026 insgesamt 171 Event-Manager aus Deutschland und Österreich befragt. Demnach müssen drei von zehn Befragten 2026 mit einem niedrigeren Eventbudget arbeiten. Bei sechs von zehn stagnieren die Mittel, während gleichzeitig die Kosten steigen.
Der gestiegene Rechtfertigungsdruck erreicht die Eventabteilungen. Die Hälfte der Befragten berichtet, Nutzen, Aufwand und Ressourcen für Business-Events stärker begründen zu müssen. Ebenfalls bei der Hälfte ist die persönliche Arbeitsbelastung innerhalb der vergangenen zwölf Monate gestiegen. Gleichzeitig geht die Zahl der Veranstaltungen pro Unternehmen zurück. Seit 2024 ist der Median laut Studie von 20 auf 15 Business-Events pro Jahr gesunken. Für 2026 planen 14 Prozent der Befragten weniger Veranstaltungen. 2024 lag dieser Anteil noch bei 8 Prozent.
Auch bei der Dauer von Veranstaltungen zeigen sich Veränderungen. Bei einem Drittel der Befragten sind mehrtägige Events kürzer geworden. Als Gründe nennt die Studie vor allem Budget- und Kostenvorgaben sowie den Zeitmangel der Teilnehmer. Trotz der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen bleibt der Schwerpunkt auf Präsenzveranstaltungen bestehen. Ein Drittel der Befragten plant für 2026 mehr Präsenzveranstaltungen als im Vorjahr. Virtuelle und hybride Formate entwickeln sich dagegen weiter rückläufig. International beobachtet die Studie allerdings eine erneute Zunahme virtueller Veranstaltungen, die mit Kostengründen in Verbindung gebracht wird.
Beim Blick auf die Formate stehen Networking-Events und Veranstaltungen für Mitarbeiter, darunter Teambildung und Incentives, mit jeweils 53 Prozent an der Spitze. Für zwei Drittel der Befragten ist Networking das wichtigste Ziel von Business-Events. Dabei richten sich die Aktivitäten insbesondere an bestehende Kunden, die laut Studie die wichtigste Zielgruppe darstellen.
Ein weiterer Schwerpunkt der Untersuchung ist der Einsatz Künstlicher Intelligenz. Zwar ist die Technologie in den Eventabteilungen angekommen, ihre Nutzung erfolgt jedoch häufig noch punktuell. 55 Prozent der Befragten setzen KI nur vereinzelt ein. Lediglich zehn Prozent nutzen sie nach eigener Einschätzung in allen Prozessen, in denen ein Einsatz sinnvoll wäre. Drei von zehn Event-Managern bewerten ihr eigenes KI-Wissen als niedrig.
Parallel dazu bestehen Lücken bei den internen Regeln. Bei 16 Prozent der Befragten gibt es keine klaren Vorgaben für die Nutzung von KI. Zwölf Prozent setzen für die Eventplanung private Accounts ein, drei Prozent nutzen KI trotz eines bestehenden internen Verbots. Elisabeth Sonnleitner, Projektleiterin der Invitario-Eventstudie 2026, sieht darin einen Hinweis darauf, dass die praktische Nutzung der Technologie schneller gewachsen ist als die dazugehörigen internen Rahmenbedingungen.
Trotz der angespannten wirtschaftlichen Lage erwarten 87 Prozent der Befragten, dass die Bedeutung von Business-Events gleichbleibt oder zunimmt. Für 2027 stehen bei 40 Prozent Effizienzsteigerung und Automatisierung von Prozessen im Mittelpunkt. 35 Prozent wollen die User Experience verbessern, 33 Prozent planen einen Schwerpunkt auf Künstliche Intelligenz. Dieser Anteil ist gegenüber dem Vorjahr um sieben Prozentpunkte gestiegen.
Die Studie ist eine offene und anonyme Online-Befragung von Event-Managern in Deutschland und Österreich. Die vollständigen Ergebnisse stellt Invitario online zum Download bereit.
