ctc events aus Wiesbaden verantwortete für ihren neuen Kunden PMI Germany Chapter die zweitägige Konferenz PM-Summit 2023 unter dem Motto „Change“ in der Klassikstadt in Frankfurt. Die Networking- und Informationsveranstaltung richtete sich an Projektmanager – nicht nur von PMI Germany Chapter. Am ersten Tag erwartete sie ein Programm von 9 bis 21 Uhr, das sich aus Business Brunch, Key Note, Workshops, Plenum und einem Get-together zum kreativen und freien Austausch zusammensetzte. Der folgende Tag bot den Teilnehmenden von 9 bis 17 Uhr weitere Workshops und Vorträge, denen ein finales Wrap-up folgte.
Die Leistungen von ctc events für das Projekt setzten sich aus der Event-Konzeption, der Auswahl und dem Aufsetzen der Teilnehmerplattform und dem Teilnehmermanagement zusammen. Dafür kam das Teilnehmertool vystem zum Einsatz. Verantwortlich zeichnete sich die inhabergeführte Agentur auch für die Recherche und Steuerung der Hotels, der Location, der Technik sowie für das Catering.
Die Einladung zur Veranstaltung erfolgte über das verbandseigene Netzwerk und Social Media. Die Anmeldung und der Ticketverkauf fanden dann über die Event-Plattform vystem statt.
Die Verbandsstruktur des Kunden war mit dem Einsatz ehrenamtlicher Helfer verbunden, die aber von ctc events für diese Aufgaben geschult und vorbereitet wurden. Außerdem setzte PMI Germany mit Patric Eid von advitago einen Projektleiter ein, der die Wünsche und Anforderungen des Auftraggebers bündelte und kommunizierte.
Zur Herausforderung für ctc events entwickelte sich die flexible Kostenstruktur für die Projektumsetzung, da das Budget zum Teil an die Teilnehmer- und Sponsorenzahl gekoppelt war. Dazu Conny Lobert von ctc events: „Wir konnten das mit einer strukturierten Kostenkontrolle lösen. Dennoch war die Budgetierung wegen der kurzfristigen Anpassung der Teilnehmerzahlen mit einem gewissen Aufwand an Flexibilität und Kreativität verbunden.“
