Die Wuppertaler Experten übernehmen die Gästeorganisation und das Teilnehmer-Management für die Eröffnungsveranstaltungen der Elbphilharmonie Hamburg. Zu den beiden Konzerten am 11. und 12. Januar 2017 erwartet die HamburgMusik gGmbH als Betreibergesellschaft der Elbphilharmonie mit ihrem Generalintendanten Christoph Lieben-Seutter rund 4.500 Besucher.
Die Abwicklung und Betreuung der Einladungen an eine Vielzahl hochkarätiger Gäste aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft sowie zahlreiche Vertreter der internationalen Presse ist für sich genommen schon eine Herausforderung. Zudem zeichnet Guest-One als Full-Service-Anbieter für zahlreiche weitere Dienstleistungen verantwortlich. Im Bereich Ticketing entwickeln die Spezialisten etwa hochwertige personalisierte Eintrittskarten in verschiedenen Sprachversionen, die mit Datumseindruck individualisiert werden. „Druck, Konfektionierung und Versand der Einladungskarten gehen ebenfalls auf unser Konto“, berichtet Maître.
Das aufwendige Anmeldeverfahren zählt ebenfalls zu den Aufgaben von Guest-One. Grundvoraussetzung dazu ist der digitale Import der verschiedensten Gästeverteiler, um die Prozesse zu systematisieren und die sich daran anschließenden Aufgaben realisieren zu können. „Vorgesehen ist eine umfangreiche Online-Anmeldemöglichkeit, die wir speziell auf die anspruchsvollen Anforderungen der repräsentativen Veranstaltung ausrichten“, sagt Maître. Im Anschluss an ihre Anmeldung erhalten die Gäste eine Bestätigung inklusive eines E-Tickets. „Alles das läuft vollständig automatisiert und dank unserer bewährten und eingespielten Prozesse auch sicher ab“, fügt der Geschäftsführer hinzu.
Eine besonders wichtige Rolle spielt die Sitzplatzverwaltung bei den Konzerten. Nicht zuletzt aufgrund der Vielzahl hochkarätiger Gäste und des außergewöhnlichen Saal-Layouts müssen die Vorgehensweisen akribisch und passgenau auf den Kunden umgesetzt werden. Dies geschieht in enger Kooperation mit der Betreibergesellschaft.
Info: www.g1.de
Elbphilarmonie (Foto: Thies Ratzke)
