Der Olympiapark München gilt nicht nur als traditionsreiche Eventlocation, sondern auch als Vorreiter in Sachen Digitalisierung im Eventmanagement. Mit dem Anspruch, große Veranstaltungen effizient und flexibel zu organisieren, setzt die Olympiapark München GmbH seit über 15 Jahren auf digitale Lösungen für ihre internen Geschäftsprozesse. Im Zentrum stehen Systeme für Dokumenten- und Vertragsmanagement, die vom Digitalisierungspartner topfact bereitgestellt werden.
Durch die Digitalisierung zentraler Prozesse – etwa im Einkauf, in der Buchhaltung, im Marketing und im Projektmanagement – wurden Arbeitsabläufe erheblich beschleunigt und gleichzeitig transparenter gestaltet. Besonders die digitale Belegverarbeitung ermöglicht es den Mitarbeitenden, standortübergreifend und ortsunabhängig auf Dokumente zuzugreifen, sie zu bearbeiten und deren Status jederzeit nachzuvollziehen. Das ist insbesondere in einem Umfeld wie dem Olympiapark wichtig, in dem Projektteams je nach Veranstaltung stark variieren – wie etwa bei den European Championships 2022 mit bis zu 300 Beteiligten.
Ein zentrales Merkmal der digitalen Lösung: Sie vereint hohe Flexibilität mit klaren Sicherheitsstandards. Berechtigungen sind fein justierbar, Dokumente lassen sich gezielt aufbereiten – etwa für Fördermittelgeber – und alle Prozessschritte sind revisionssicher dokumentiert. Damit wird auch den besonderen Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers Rechnung getragen, denn als Tochter der Stadt München unterliegt der Olympiapark strengen Dokumentationspflichten.
Aktuell arbeitet das Team um IT-Leiter Andreas Friedl an der nächsten digitalen Ausbaustufe: der vollständigen Digitalisierung des Vertragsworkflows. Ziel ist ein durchgängiger Prozess vom Entwurf über die Prüfung bis zur digitalen Signatur – inklusive der rund 300 Drehgenehmigungen, die jährlich ausgestellt werden. Auch die Verarbeitung von E-Rechnungen soll weiter automatisiert werden. Bisher erschwert die Vielzahl an Lieferanten und Formaten wie X-Rechnung und ZUGFeRD eine durchgängige Automatisierung. Abhilfe schaffen sollen einheitliche Vereinbarungen und standardisierte Übertragungswege.
Der Olympiapark kann belegen, wie konsequente Digitalisierung Effizienz, Transparenz und Reaktionsgeschwindigkeit im Eventmanagement erhöht – und damit den organisatorischen Herausforderungen bei internationalen Großveranstaltungen erfolgreich begegnet. Die Kombination aus technischer Skalierbarkeit, einfacher Bedienbarkeit und klarer Struktur macht das Modell zukunftsweisend – nicht nur für kommunale Betriebe, sondern auch für andere Unternehmen in der Veranstaltungswirtschaft.
