Das Management von Meetings und Events verändert sich kontinuierlich. Neben der eigentlichen Buchung rücken Einkaufs- und Freigabeprozesse, interne Zuständigkeiten, IT-Schnittstellen, Abrechnung und Reporting stärker zusammen. MICE Portal beschreibt in einem neuen Whitepaper drei Entwicklungen, die aus Sicht des Unternehmens den Wandel vom reinen Einkauf hin zu einem übergreifenden MICE Management prägen.
Die Bedeutung des Themas zeigt sich auch mit Blick auf die Veranstalterstruktur in Deutschland. Nach Angaben des aktuellen Meeting- & Event Barometer von GCB, EVVC und DZT entfallen 52,5 Prozent der Veranstaltungen auf Unternehmen. Damit bilden sie die größte Veranstaltergruppe. Für diese Organisationen gewinnt die Frage an Bedeutung, wie Veranstaltungsprozesse über einzelne Abteilungen und Systeme hinweg gesteuert werden können.
Eine zentrale Entwicklung betrifft die Organisation. MICE-Prozesse sind demnach nicht mehr ausschließlich eine Aufgabe von Event- oder Travel Management. Einkaufsrichtlinien, Genehmigungen, Compliance-Vorgaben und interne Verantwortlichkeiten müssen in die Abläufe integriert werden. Die Einführung entsprechender Strukturen wird damit auch zu einer Aufgabe des Veränderungsmanagements. MICE Portal verweist hierzu auf den Energieversorger EnBW. Dort gingen dem Rollout ein Managementmandat und eine Analyse bestehender Abläufe voraus. Die Umsetzung wurde durch interne Kommunikation begleitet.
Mit der stärkeren Einbindung in Unternehmensprozesse gewinnen zudem Schnittstellen an Bedeutung. Daten aus dem MICE Management sollen auch für vor- und nachgelagerte Prozesse zur Verfügung stehen. Als Beispiel nennt MICE Portal den Softwareanbieter Datev. Nach einer zentralen Ausschreibung und Verhandlung von Hotelraten wurde dort eine Buchungsplattform mit SAP-Anbindung eingeführt. Der digitale Prozess reicht inzwischen von der Buchungsgenehmigung bis zur automatischen Bestellung in SAP.
Eine weitere Entwicklung betrifft die Verbindung mit Finance-Prozessen. Kostenstellen und Budgets können bereits bei der Buchung hinterlegt und Rechnungen anschließend mit den erbrachten Leistungen abgeglichen werden. Dadurch lassen sich manuelle Übergaben reduzieren und Daten für die Buchhaltung strukturierter bereitstellen. MICE Portal führt Roche als Beispiel an. Dort sind Abrechnung, Zahlungsabwicklung und die Zuordnung zu Sachkonten in den MICE-Prozess eingebunden.
Die Digitalisierung reicht dabei bis zur Rechnungsverarbeitung. Rechnungsdaten können automatisiert aufbereitet und an nachgelagerte ERP-Systeme übergeben werden. MICE Portal bündelt diese Schritte nach eigenen Angaben im Digitalen Invoicing Service. Damit soll eine Verbindung zwischen Buchung und Verbuchung entstehen.
„Strategisches MICE Management bedeutet heute mehr als die zentrale Buchung von Veranstaltungen“, sagt Josephine Gräfin von Brühl, CEO von MICE Portal. Entscheidend sei, die einzelnen Prozessschritte miteinander zu verbinden und dadurch transparent steuerbar zu machen.
MICE Portal beziffert das mögliche Einsparpotenzial durch Automatisierung und Skaleneffekte auf bis zu 30 Prozent der Organisationskosten. Die Angabe basiert nach Unternehmensangaben auf Erfahrungen aus Kundenprojekten und hängt vom jeweiligen Ausgangspunkt sowie vom Umfang der eingesetzten Maßnahmen ab. Das Unternehmen gibt an, seit mehr als 25 Jahren im Veranstaltungseinkauf tätig zu sein und Lösungen für mehr als 450 Unternehmenskunden bereitzustellen.
Das Whitepaper „Strategisches MICE Management“ fasst die beschriebenen Entwicklungen zusammen und stellt die genannten Praxisbeispiele dar. Das vollständige Whitepaper steht zum Download zur Verfügung
