Die Forschungspartner haben darin sechs Szenarien zur Organisation von zukünftigen Veranstaltungen auf Basis von Recherchen, Experteninterviews und Fokusgruppen entwickelt. Je nach Szenario stehen dabei zum Beispiel eine verstärkte Interaktion der Teilnehmenden, die Vernetzung räumlich verteilter Veranstaltungen oder die Kombination aus realen und virtuellen Elementen(„Hybridität“) im Vordergrund, die wiederum in verschiedenen Formen umgesetzt werden kann.
Aus den entwickelten Szenarien wurde darüber hinaus ein integriertes Gesamtszenario konzipiert – der „Future Meeting Room“ und in verschiedenen Kategorien (Beschreibung, Organisation, Format, Raum, Technik, Infrastruktur und Erlebnis) ausgearbeitet. In einem „Future Meeting Room“ kommt eine Gruppe von bis zu 150 Personen zusammen, um ein bestimmtes Thema zu erschließen, zu diskutieren und gegebenenfalls weiterzuentwickeln. Neben hybriden Strukturen kann das Szenario räumlich-verteilt und als Co-Working-Veranstaltung auftreten. Ziel ist es, die Interaktion und Wissensvermittlung intensiv zu fördern, Teilnehmende mit verschiedenen Hintergründen zusammenzubringen und den Einzelnen aktiv zu beteiligen. „Es sind innovative und zukunftsfähige Szenarien, die mit dazu beitragen, die Spitzenposition Deutschlands als führenden Tagungs- und Kongressstandort zu stärken“, so Matthias Schultze, Geschäftsführer, GCB German Convention Bureau e. V. und Joachim König, Präsident des EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. ergänzt: „Der Innovationsverbund liefert konkrete Handlungsempfehlungen, um darauf aufbauend technische, organisatorische und räumliche Anforderungen für erfolgreiche Veranstaltungen zu entwickeln.“
Die Veranstaltung in einem „Future Meeting Room“ beginnt mit einem oder mehreren Vorträgen. Anschließend teilt sich die Gruppe in Kleingruppen auf, um einen Themenschwerpunkt zu diskutieren und Lösungsvorschläge zu entwickeln – ein Ablauf, der sich auch wiederholen kann. Dieses Szenario, das schon heute vielfach den Hauptteil einer Veranstaltung ausmacht, lässt sich mit vier Sonderformen spezifizieren. Es kann zum Beispiel an mehreren Standorten gleichzeitig mehrere regionale Veranstaltungen geben („räumlich-verteilt“), wobei die wechselseitige Übertragung und Kommunikation gewährleistet wird. Die reale Veranstaltung kann aber auch zusätzlich in den virtuellen Raum verlegt werden („Hybridität“), so dass Teilnehmende physisch und digital anwesend sind. Oder die Veranstaltung dauert mehrere Tage, damit Teilnehmende ihr Netzwerk pflegen und berufliche Arbeiten erledigen können („Co-Working). Nicht zuletzt kann sich eine virtuelle Community real treffen, um persönlich und direkt miteinander zu kommunizieren („Virtual goes real“).
