Auf der boe international 2026 in Dortmund stellt eBrain ein neu entwickeltes, KI-zentriertes Guest-Management-System vor, das Veranstaltungsprozesse grundlegend neu strukturieren soll. Im Fokus steht „Emily“, ein KI-gestützter Guide, der nicht nur Informationen liefert, sondern aktiv in die Steuerung eingreift. Als – nach Aussage von eBrain – derzeit einziges AI-centric Guest-Management-System bildet eBrain alle Prozesse – von der Registrierung über die Kommunikation bis zur Auswertung – konsequent um Künstliche Intelligenz herum ab.
Emily agiert als virtuelle Projektmanagerin und verbindet einen leistungsfähigen KI-Chatbot mit spezialisierten Agenten. Teams interagieren über Sprache, erhalten sofort relevante Informationen und können direkt operative Maßnahmen anstoßen. Anstelle von Excel-Tabellen, manuellen Abgleichen und statischen Masken genügt künftig eine Frage wie: „Emily, wie ist der aktuelle Stand der Anmeldungen?“ Die Antwort folgt in Echtzeit – ergänzt um die Option, daraus sofort Aktionen abzuleiten, etwa das Versenden von Erinnerungen oder das Öffnen weiterer Teilnehmergruppen.
Ergänzt wird das System von eBrain durch weitere KI-Module wie einem Survey-Generator, der aus wenigen Parametern vollständige Umfragen für alle Eventphasen generiert. Versand, Tracking, Auswertung und Reporting laufen automatisiert ab. Wiederkehrende Reportings lassen sich vordefinieren und zu festgelegten Zeitpunkten zustellen, spontane Auswertungen sind jederzeit abrufbar. So wird es etwa möglich, Feedback zu einzelnen Sessions sofort zu erfassen und auszuwerten.
Mit dem Registration Wizard bietet eBrain zudem ein Tool, das auch weniger erfahrenen Nutzerinnen und Nutzern erlaubt, komplexe Veranstaltungen sicher aufzusetzen. Der Assistent führt Schritt für Schritt durch alle Einstellungen und sorgt für eine konsistente Datenqualität, unabhängig vom Erfahrungsstand des Teams.
Für die Steuerung aller Kommunikationsprozesse ist das Communication Center zuständig. Es vereint sämtliche Teilnehmerkontakte – von Einladungen über Reminder bis hin zu Serviceinformationen – in einem zentralen Interface. In Verbindung mit Emily entsteht so ein Steuerungscockpit, das Eventplanung, operative Umsetzung, Kommunikation und Analyse miteinander verknüpft.
„Guest Management der Zukunft wird nicht mehr über Masken und Menüs gesteuert, sondern über Sprache“, sagt Jan Neumann, Geschäftsführer von eBrain. „Mit unserem AI-centric Ansatz zeigen wir auf der boe 2026, wie Eventteams schon heute intuitiver, schneller und strategischer arbeiten können.“
Am 14. und 15. Januar 2026 können Besucher der boe in Dortmund die vorgestellten Module live testen. Neben Emily, dem Survey-Generator, dem Communication Center und dem Registration Wizard werden weitere Funktionen vorgestellt, die typische Workflows aus Agenturen und Unternehmen praxisnah abbilden. eBrain zeigt damit beweisen, dass sich durch KI aus einem datenintensiven und fehleranfälligen Prozess ein schlanker, dialoggesteuerter Workflow entwickeln lässt.
