Die event it AG hat als erstes Unternehmen im deutschsprachigen Raum eine vollständig DSGVO-konforme Integration eines eigenen KI-Agenten in eine professionelle Teilnehmermanagement-Software realisiert. Die neue Funktionalität ist Bestandteil der modularen Eventplattform „miovent“ und geht über klassische generative Text- oder Bildvorschläge hinaus. Im Zentrum steht die direkte Unterstützung von Projektteams bei Planung, Analyse und Steuerung von Veranstaltungen – automatisiert, rechtssicher und ohne manuelle Zwischenschritte.
Ziel der Entwicklung ist die spürbare Entlastung in der Eventorganisation durch eine effizientere Nutzung von Daten und Prozessen rund um Teilnehmer, Ressourcen und Veranstaltungsverlauf. Die KI reagiert in Echtzeit auf kurzfristige Änderungen wie Raumwechsel, Verschiebungen oder Teilnehmerabsagen. So lassen sich etwa bei Flugverspätungen automatisch Auswirkungen auf Workshop-Teilnahmen analysieren und alternative Abläufe vorschlagen. Auch wirtschaftliche Aspekte werden berücksichtigt: Die KI beobachtet Buchungsstände und Stornierungsfristen kontinuierlich, um bei Bedarf wirtschaftlich sinnvolle Empfehlungen zu geben – beispielsweise zur fristgerechten, gebührenfreien Hotelstornierung.
Weitere Funktionen betreffen logistische Aufgaben wie Sitzpläne, Raumverteilungen oder Gästelisten. Dabei unterstützt der KI-Agent nicht nur bei aktuellen Planungen, sondern erlaubt auch den Vergleich mit Vorjahresdaten, um Veränderungen nachvollziehbar zu machen. Auf Messen oder Netzwerkveranstaltungen kann die KI zudem thematisch passende Gesprächspartner oder Kontakte vorschlagen, selbst wenn keine exakte Begriffsgleichheit besteht. Auch spontane statistische Auswertungen sind möglich: No-Show-Quoten, Workshop-Auslastungen oder Catering-Bedarfe lassen sich auf Zuruf abrufen, vergleichen und aufbereiten.
Besonderer Wert wurde auf den Datenschutz gelegt. Die gesamte Datenverarbeitung erfolgt verschlüsselt. Personenbezogene Informationen werden nicht an Dritte weitergegeben und auch nicht auf externen Servern verarbeitet. Die technische Umsetzung stellt sicher, dass sämtliche Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung eingehalten werden und die Verarbeitung jederzeit nachweislich DSGVO-konform abläuft.
„Unser Ziel war nicht, irgendeine KI einzubauen – sondern ein Werkzeug zu schaffen, das Event-Teams tatsächlich hilft, schneller und klarer zu arbeiten“, sagt Markus Scheele, Vorstand der event it AG. „Mit der Integration des selbstentwickelten KI-Agenten in unsere Eventplattform bieten wir eine Lösung, die Komplexität reduziert, Entscheidungen unterstützt, Kosten spart und dabei zu 100 Prozent datenschutzkonform bleibt. So bleibt im Tagesgeschäft wieder mehr Zeit für das Wesentliche – die Gäste.“
