Für die Region Neckar-Odenwald war es eine Veranstaltung der Superlative, für die beteiligten Event-Planer eine logistische Herausforderung: das 150-jährige Firmenjubiläum der Maschinenfabrik Gustav Eirich GmbH & Co KG im baden-württembergischen Hardheim bei Würzburg. Mit den Feierlichkeiten wollte sich das traditionsreiche Familienunternehmen an mehreren Tagen im Sommer bei den weltweit rund 1.500 Mitarbeitern sowie der anwohnenden Bevölkerung in Hardheim bedanken.
Eigens für die Veranstaltung wurde auf dem Truppenübungsplatz zwischen Hardheim und Külsheim Deutschlands größtes temporär errichtetes Membranzelt aufgebaut, ein Eventzelt mit knapp 8.000 Quadratmeter Fläche und 24 Masten, die 19 Meter in die Höhe ragten. Gemeinsam mit dem direkten Auftraggeber, der PP Agentur für Events & Promotions GmbH aus Frankfurt, und der Maschinenfabrik Gustav Eirich sorgte auch der Stuttgarter Standort des Event-Suppliers Party Rent bei den insgesamt mehr als 8.000 Gästen für eine rundum gelungene Jubiläumsfeier. „Um ein Event dieser Dimension auf die Beine stellen zu können, ist viel gegenseitige Abstimmung und absolutes Vertrauen nötig – zumal die komplette Veranstaltungslogistik für das Projekt geliefert und installiert werden musste“, erklärte Dina Schmalz, Projektleiterin bei Party Rent.
Am ersten Tag erlebten rund 1.700 Gäste, darunter die Eirich-Geschäftsführung und Mitarbeiter der zwölf internationalen Standorte sowie die örtliche Lokalprominenz aus Wirtschaft und Politik, zum Auftakt eine Show. Das Motto der Veranstaltung lautete „Aus Hardheim in die Welt“ und wurde auch räumlich symbolisiert: ein Tunnel im Format 5 x 15 Meter führte vom Foyer in den Showbereich. Durch den Abend führte die Fernsehmoderatorin Silvia Laubenbacher. Zahlreiche Darbietungen und Inszenierungen wie ein russisches Ballett, chinesische Artistik, französische Chansons, indischer Bollywood-Tanz und südafrikanisches Streethopping schlugen einen Bogen zu den weltweiten Niederlassungen des Unternehmens und garantierten einen kurzweiligen Abend. Hinter den Kulissen zog Party Rent Stuttgart die Fäden: Während die Gäste im äußeren Bereich des Zeltes ihre Plätze zum Dinner einnahmen, verwandelte der Event-Supplier in rund 90 Minuten den Showbereich, der für Ansprachen und Programmbeiträge mit einer Reihenbestuhlung ausgestattet war, in eine Party-Location.
Weiter ging dann der Jubiläumsmarathon mit dem Tag der offenen Tür. Bei bestem Wetter nutzten knapp 8.000 Besucher die Gelegenheit, einen Blick hinter die Werkstore der Maschinenfabrik Gustav Eirich zu werfen. Parallel dazu lief in dem Festzelt ein Rahmenprogramm mit der Jubiläumsshow. Kinderaktivitäten, kulinarische Köstlichkeiten und musikalische Unterhaltung wurden an allen drei Standorten geboten.
Die Dimensionen der Veranstaltung verdeutlichen, dass besonders die Koordination der einzelnen Dienstleister schon eine Herausforderung war. „Wir haben mit der Planung des Jubiläums schon vor einem Jahr begonnen“, erklärt Svenja Voigt, Projektleiterin der Event-Agentur. Neben allen Druckmaterialen, den Einladungen, der infrastrukturellen Planung, allen erforderlichen Genehmigungen und der filmischen Dokumentation war es auch die Abstimmung mit allen beteiligten Akteuren, die die Event-Planer von PP zu verantworten hatten. Als Ausstattungspartner konnte Party Rent als Partner im Bereich Event-Logistik unterstützen. Zehn voll beladene LKW aus München, Frankfurt, Stuttgart und Bocholt brachten das Equipment pünktlich zur Jubiläumsfeier nach Hardheim. Zur Lieferausstattung gehörten je 1.752 Stühle Nancy und Torino in Weiß für das Dinner und die Reihenbestuhlung, 24 LED-Theken mit Aufsatz, Designregale, Kühlschränke, je 100 LEM-Barhocker und Stehtische sowie Counter und Stehtische für den Empfangsbereich. Hinzu kamen etwa 230 Biertischgarnituren und weiße Sonnenschirme für den Tag der offenen Tür.
Insgesamt waren an der Umsetzung mehr als 350 Mitarbeiter aus verschiedenen Gewerken beteiligt.
Info: www.partyrent.com
Firmenjubiläum in Hardheim (Foto: Party Rent)
