Mehr als 30.000 Hotelübernachtungen hat die Heidelberger Druckmaschinen AG über die Software des Hotelmanagement-Systems der Heidler Kommunikationssysteme GmbH verwaltet. Gleichzeitig ergaben sich Synergien in der Messe-Einsatzplanung, weil die Mitarbeiterdaten nicht doppelt erfasst werden mussten. Heidler Kommunikationssysteme realisiert seit vielen Jahren die Kommunikationsinfrastruktur auf den Messeständen von Heidelberg. Seit 2008 verantwortet der Dienstleister auch das gesamte Hotelmanagement für Standpersonal und Kunden zur drupa, der weltgrößten Fachmesse der Druckbranche in Düsseldorf. Dabei werden alle internen Buchungsvorgänge bei Heidelberg dezentral über das Hotelmodul der Software WebConnect von Heidler abgewickelt. Die tatsächliche Buchung der Zimmerkontingente und die Verhandlung der Preise übernimmt hierbei der zentrale Einkauf des Unternehmens in Deutschland.
Das WebConnect Hotelmodul verfügt über eine webbasierte Oberfläche, die optisch und inhaltlich individuell auf den Kunden zugeschnitten wird. Alle Zimmeroptionen werden direkt in der Software abgebildet, so dass Buchungen einfach und selbsterklärend sind. Marcus Heidler, Geschäftsführer von Heidler Kommunikationssysteme, erklärt den Prozess: „Die Buchungsbeauftragten von Heidelberg in den Regionen können bis vier Wochen vor der Messe ihre Zimmerkontingente frei verteilen. Dazu müssen sie im Hotelmodul nur die korrekten und vollständigen Daten des Mitarbeiters oder des Kunden eingeben. Aus diesen Informationen generieren wir individuelle Buchungslisten für jedes der 60 Hotels.“ Änderungswünsche, die noch kurz vor der Messe auftauchen, werden direkt mit dem Serviceteam von Heidler geklärt und dokumentiert.
Ulrich Börger, Leiter Messen und Events bei Heidelberg: „Als weltweit tätiges Unternehmen kommen Änderungswünsche aus allen Zeitzonen, selbst während die Messe schon läuft. Die Kombination aus leistungsfähiger Software und der individuellen Unterstützung durch Heidler-Mitarbeiter funktionierte auch bei der drupa 2012 hervorragend.“ Darüber hinaus schätzt er die Synergie-Effekte der ganzheitlichen Kommunikationslösung: Die Daten, die im Hotelmanagement-Tool von den lokalen Buchungsbeauftragten eingetragen werden, nutzt das Unternehmen auch für die Einsatzplanung auf der Messe. Damit müssen diese Informationen nicht doppelt gepflegt werden, und die Verknüpfung zu den gebuchten Hotels ist schon vorhanden. Dem Staff-Management erleichtern korrekte Kontaktdaten bei täglich 1.400 Mitarbeitern auf dem 6.500 Quadratmeter großen Messestand die Kommunikation signifikant.
Bei einem Projekt dieser Größenordnung mit 30.000 gebuchten Übernachtungen spielt die korrekte Abrechnung der einzelnen Hotels eine wesentliche Rolle. Auch diese Überprüfung zählt zu den Aufgaben von Heidler Kommunikationssysteme. Anhand der detaillierten Listen, die das Hotel-Modul generiert, überprüft das Unternehmen die korrekte Rechnungsstellung der Hotels. Nach Abschluss der Prüfung werden die Kosten für die Hotelzimmer über die Software den einzelnen Niederlassungen zugeordnet und können dann vom Mutterkonzern in Rechnung gestellt werden.
Info: www.heidler.de
