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Conference-Toolbox für die Veranstaltungsorganisation

Die Conference-Toolbox ist ein Online-Konferenzplaner, der die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen aus einer Hand anbietet. Für jede Veranstaltungsphase und zahlreiche Dienstleistungen will das System individuelle und einfache Lösungen anbieten.

„Mit der Conference-Toolbox haben wir ein völlig neues Produkt geschaffen und sind gespannt, wie der MICE-Markt darauf reagiert", sagt Oliver Stoldt, Geschäftsführer der MICE Service Group und Gründer der Conference-Toolbox. Die auf die Konzeption, Planung, Vermarktung und Durchführung von Tagungen, Konferenzen und Kongressen spezialisierte MICE Service Group bietet mit der Conference-Toolbox seit dem 16. August 2016 eine maßgeschneiderte Dienstleistung für die Organisation von Konferenzen und Kongressen. Prozessoptimierung bei gleichzeitiger Zeit- und Kosteneffizienz verspricht das Anwenden der Conference-Toolbox.

Entlang des sogenannten Konferenz "Plan-O-Meters" bietet die Conference-Toolbox integrierte und ineinander greifende Lösungen. Sie basiert auf den vier Veranstaltungsphasen Konzeption, Planung, Durchführung und Nachbearbeitung: Angefangen bei der Konzepterstellung über das Teilnehmermanagement bis hin zur Durchführung der Veranstaltung und Zahlungsabwicklung.

Neben den rund 80 Dienstleitungen finden die Veranstaltungsplaner in der Conference-Toolbox auch Unterstützung bei der Konferenzdramaturgie, der Programmplanung bis zum Referentenkonzept mit den richtigen Inhalten und kompetenten Rednern und Keynotes. Weiter werden Konzepte zu Catering, Kommunikation, Medienarbeit, Sponsoring und Unterhaltung angeboten. Zu allen Themen sind je nach gewünschtem Leistungspaket bis zu drei verschiedene Module wählbar. Teilweise sind diese vordefiniert oder der Kunde wählt eine Dienstleistung, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten wird. Nach Auswahl der gewünschten Leistungen erhalten die Tagungsplaner schnellstmöglich ein individuelles Angebot.

Info: www.conference-toolbox.com

Lifeplus-Großveranstaltung in der Messe Stuttgart

Für das zentrale Deutschland-Jahrestreffen des Herstellers von Gesundheitsprodukten Lifeplus mit Sitz in Cambridge/Großbritannien ist das L-Bank Forum, größte Halle der Messe Stuttgart mit einer Grundfläche von 20.000 Quadratmetern plus einer Galerie mit weiteren 5.000 Quadrametern, zum Plenum umgestaltet worden. Dieses wurde mit einer zentralen Großbühne, acht von der Decke herabhängenden Großleinwänden und 13.000 Stühlen ausgestattet.

Übersetzt wurde in sechs Sprachen, die Veranstaltung wurde weltweit per Livestream übertragen und über Instagram und Twitter begleitet. Europaweit wurden per Videokonferenz Parallelveranstaltungen direkt live ins Plenum dazu geschaltet. Für das technische Setting zeichnete Dienstleister Neumann&Müller verantwortlich, mit dem die Messe Stuttgart seit dem Umzug auf das neue Messegelände vor neun Jahren zusammenarbeitet. „Wir haben 168 Tonnen Veranstaltungstechnik verbaut, die Bühnentechnik nicht mitgerechnet. Im Einsatz waren 32 Sattelzüge“, erläutert Philip Belz, Projektleiter Medientechnik bei Neumann & Müller. „Unter anderem haben wir rund 580 LED-Spots, 360 Scheinwerfer, 310 Lautsprecher, 33 Kilometer Kabel und zusätzlich noch 10 Kilometer LWL-Netzwerkkabel installiert und verlegt.“

Während die Vorträge in der zentralen Veranstaltungshalle gehalten wurden, fanden in der Standardhalle 3, die über 10.000 Quadratmeter verfügt, verschiedene Dinner-Events mit zunächst 890 und tags darauf 4.300 Personen statt. Dazu wurden die 10.000 Quadratmeter der Halle am ersten Veranstaltungstag in der Mitte abgeteilt, mit einer Bühne am Hallenrand. Über Nacht erfolgte ein Umbau, die Bühne wurde zur Centerstage erweitert und bot so einen Rundumblick auf das Showgeschehen für alle 4.300 Gäste. Eine Ausstellung im ICS Internationales Congresscenter Stuttgart bot auf 5.000 Quadratmetern ergänzende Informationen für die Teilnehmer.

„Wir haben mit unserem flexiblen Raumkonzept viele Trümpfe in der Hand, die wir je nach Kundenwunsch spielen können. Kleine aber feine Events lassen sich genauso leicht umsetzen wie Großveranstaltungen“, umreißt Stefan Lohnert, Bereichsleiter Gastveranstaltungen der Messe Stuttgart, die Vorzüge von Europas modernstem Messegelände. Für jedes Produkt und jede Veranstaltung lässt sich ganz nach Kundenwunsch der gewünschte Rahmen schaffen.

Info: www.messe-stuttgart.de

L-Bank-Forum, Medientechnik, umgebaute Halle 3 (Fotos: Lifeplus)

meetyoo conferencing kooperiert mit der HPI

Der Berliner Konferenzanbieter meetyoo kooperiert in Sachen Weiterentwicklung und Optimierung seiner Services mit dem Hasso Plattner Institut für Softwaresystemtechnik in Potsdam. Die School of Design Thinking (HPI D-School) wird im Rahmen einer Design Challenge die virtuellen Event-Angebote von meetyoo auf den Prüfstand stellen.

„In einem Segment, das sich im ständigen Wandel befindet, sind neue Konzepte, neue Herangehensweisen und die Offenheit ausgetretene Pfade zu verlassen notwendiger denn je“, so Thorsten Seidel, Leiter der Produktentwicklung bei meetyoo. „Um der eigenen, oftmals schleichend daherkommenden Betriebsblindheit bereits im Vorfeld zu begegnen, haben wir uns für einen Perspektivwechsel entschieden von dem wir uns einen immensen Erkenntnisgewinn bezüglich unserer Produktentwicklungsprozesse im Bereich der virtuellen Events versprechen.“

Bei der im Sommer angelaufenen Design Challenge nehmen jeweils zwei Studenten-Teams der HPI D-School über einen Zeitraum von acht Wochen die Rolle des Kunden ein, um herauszufinden, wie sich potentielle Business-Kunden eine virtuelle Konferenz vorstellen – und welche Erwartungen durch die Event-Lösungen von meetyoo zukünftig abgedeckt werden müssen. Im Fokus stehen hier vor allem eine hohe Benutzerakzeptanz, als auch die Produktivität. „Im Idealfall erhalten wir ein sehr konkretes Bild davon, wie die Veranstalter und Teilnehmer von virtuellen Events sich künftig eine ideale one-to-many Kommunikation vorstellen. Immerhin treffen bei der Challenge 15 Jahre Erfahrung als Konferenzanbieter auf gänzliche Unvoreingenommenheit und neue Denkweisen“, erklärt Seidel weiter.

Design Thinking ist ein methodischer Ansatz, mit dem kreative Lösungen und Innovationen zielorientiert entwickelt werden können und der am Hasso-Plattner-Institut (HPI) in Kooperation mit der Stanford University gelehrt und erforscht wird. Multidisziplinäre Teams, iterative Prozesse sowie eine kollaborationsfördernd gestaltete Arbeitsumgebung bilden die Rahmenparameter, um Prozesse, Produkte und Dienstleistungen für nahezu alle Gesellschaftsbereiche im Hinblick auf echten Kundenmehrwert zu optimieren.

„Nach einem produktiven Projektstart bestand die erste Herausforderung der beiden studentischen Teams darin, die Nutzer von virtuellen Events durch Interviews und andere Methoden der Designforschung verstehen zu lernen. Inspiriert von den latenten Bedürfnissen der Nutzer, haben beide interdisziplinär aufgestellten Teams inzwischen Prototypen entwickelt, die sie jetzt testen und Schritt für Schritt verbessern. Iteration ist einer der Grundgedanken unseres Design Thinking-Ansatzes. Unser Ziel ist es am Ende eine innovative und nutzerzentrierte Konzeptidee zu präsentieren“, sagt Dr. Claudia Nicolai, akademische Direktorin der D-School.

Info: www.meetyoo.de

 

beyerdynamic Revoluto Mikrofone im Bundesrat Berlin

Der beyerdynamic Partner Fleischhauer hat die Modernisierung der Audiotechnik im Bundesrat umgesetzt. Hinsichtlich der Mikrofone wurde auf eine Lösung Wert gelegt, die eine optimale Sprachverständlichkeit ermöglicht und gleichzeitig platzsparend und unauffällig ist.

Die horizontale Richtcharakteristik der Mikrofone erlaubt laut Hersteller eine wesentlich größere Sprechzone verglichen mit einem herkömmlichen Schwanenhalsmikrofon. Dadurch muss der Redner weder die Einsprechrichtung noch den gewohnten kleinen Sprechabstand einhalten und erlangt dadurch maximale Bewegungsfreiheit bei gleichbleibender Sprachverständlichkeit. Zusätzlich besteht dadurch die Möglichkeit, dass sich zwei Personen ein Mikrofon teilen. Dies wirkt sich sowohl auf die Kosten als auch auf den zur Verfügung stehenden Platz positiv aus.

Die zahlreichen Vorteile werden durch das patentierte Revoluto Prinzip ermöglicht, welches auf einer Mikrofon-Array-Technik basiert, bei der mehrere Mikrofonkapseln in einer Reihe angeordnet sind.

Zum Einsatz kommen insgesamt 71 Mikrofone des Typs Classis RM 31 Q von beyerdynamic, die zwischenzeitlich bei den Tagungen des Bundesrates genutzt werden beitragen.

Info: www.beyerdynamic.de

Revoluto im Bundesrat (Fotos: Zenker)

Royal5 wird für das Wirtschaftsministerium NRW tätig

Royal5 aus Essen setzt am 25. November im Auftrag des Wirtschaftsministeriums Nordrhein-Westfalens den DWNRW-Summit um. Bei der Veranstaltung im Weltkulturerbe Zollverein kommt die Digital-Wirtschaft des Bundeslandes zusammen. Der ganztägige Event mit namhaften Rednern bietet den Teilnehmern aus den Bereichen Startup, Mittelstand, Industrie und Venture Capital ein informatives und abwechslungsreiches Programm: Digitale Gründer stellen Kapitalgebern ihre Konzepte in Kurzpräsentationen vor und messen sich beim „Pitch-Battle“. Beim Matchmaking erhalten sie Feedback aus dem Markt und knüpfen neue Kontakte. Branchenprofis gewähren im Rahmen von Sessions zu aktuellen Digitalthemen Einblicke in ihre Erfolgsstrategien. Highlight ist die Verleihung des „DWNRW-Award“ in Anwesenheit von Wirtschaftsminister Garrelt Duin.

Die Auszeichnung wird seit 2014 jährlich an herausragende Unternehmen der Digitalen Wirtschaft Nordrhein-Westfalens vergeben.

Info: www.royal-5.de, www.digitalewirtschaft.nrw.de